Objednávky

Objednávky sa vytvárajú automaticky na základe objednávky vykonanej zákazníkom v košíku na e-shope alebo si ich môžete založiť manuálne v administrácii.

Objednávky sú v podstate schránky obsahujúce rôzne dokumenty - objednávka, faktúra,  dobropis a ďalšie vlastné dokumenty. Dokumenty sú vždy viazané na objednávku, nie je možné vytvoriť dokument bez konkrétnej objednávky. Viac tu.

Okrem dokumentov obsahuje objednávka údaje o zákazníkovi, fakturačné a doručovacie adresy, históriu objednávky atď.

Administrácia objednávky

• V menu administrácie zvoľte sekciu Objednávky / Zoznam objednávok.
• Pre rýchlu filtráciu objednávok podľa ich stavu môžete použiť odkazy nad zoznamom objednávok (Všetko, Prijatá atď.).
  
• Kliknite na požadovanú objednávku.
• Zobrazí sa detail objednávky, ktorý obsahuje nasledujúce záložky.
• Popis - Základné informácie o stave objednávky, nakúpených produktoch, spôsobe dopravy a platby. Ďalej obsahuje vygenerované dokumenty, exporty do rôznych externých služieb atď.
• Zákazník - Údaje o zákazníkovi, ktoré vyplnil v košíku. Možnosť prekliku na profil v prípade, že je zákazník registrovaný.
• História - Záznamy zmien vykonaných v rámci administrácie. Zistíte, kedy a kto zmenu vykonal, o aký typ zmeny šlo, vrátane podrobných údajov o tom, ako to vyzeralo pred a po zmene.

Vytvorenie objednávky v administrácii

Pokiaľ potrebujete vytvoriť objednávku ručne, je možné to urobiť v prostredí administrácie nasledujúcim spôsobom. Pri tomto spôsobe založenia objednávky je potrebné postupne vložiť všetky informácie od detailu zákazníka až po samotné produkty, spôsob dopravy atď. 

Postup v administrácii

1. V menu administrácie zvoľte sekciu Objednávky / Zoznam objednávok.
2. Kliknite na tlačidlo "+ Nová".
   
3. Vo vyskakovacom okne je už dopredu vybraná možnosť generovať dokument Objednávka.
   Prípadne si môžete zvoliť ďalšie vlastné dokumenty, pokiaľ máte vytvorenú ich šablónu. Viac tu.
   
4. Kliknite Vytvoriť.
5. Vyplňte za zákazníka požadované informácie.
6. Kliknite Uložiť.

Pokladňa

Pre rýchle vytvorenie objednávky v administrácii je samozrejme ideálny modul Pokladňa. Vďaka nemu napr. jednoducho vybavíte požiadavky zákazníkov na predajni. Viac tu.

Objednávka vyriešená (ikonka vlajočky)

Pre lepší prehľad, ktorá objednávka je už vyriešená a ktorá zatiaľ nie, môžete používať funkciu pre zaškrtnutie alebo odškrtnutie ikony vlajočky. Ide len o internú informáciu pre vás a vašich zamestnancov.

• Aktivácia - prejaví sa ako tmavá vlajka.
• Deaktivácia - prejaví sa ako biela vlajka.

Manuálne nastavenie

Aktivovať / deaktivovať ikonu vlajočky je možné v detaile objednávky v jej hornej časti vpravo.

• V menu administrácie zvoľte sekciu Objednávky / Zoznam objednávok.
• Kliknite na požadovanú položku.
• Uistite sa, či máte vybranú záložku Popis.
• V pravej hornej časti objednávky kliknite na tlačidlo Nevyriešené. Po kliknutí sa objednávka označí ako Vyriešené.

Pre rovnaký účel sa ikona vlajočky používa tiež pri jednotlivých položkách objednávky.

Hromadné nastavenia

Upgates umožňuje aktivovať / deaktivovať vlajočku Vyriešené tiež pomocou hromadných úprav. Viac tu.

Automatické nastavenia

Automatika vám urýchli prácu v administrácii pri odbavovaní objednávok. Pri zmene stavu objednávky môže dôjsť zároveň k jej automatickému označeniu ako Vyriešená. 

1. V menu administrácie zvoľte sekciu Nastavenia / Objednávky / Stavy.
2. Kliknite na stav, pri ktorom sa má označenie vykonať.
3. Zaškrtnite pole Označiť ako vyriešené.
4. Uložte.

Objednávka zaplatená

Slúži pre administrátora ako informácie o zaplatení objednávky.

Na jej základe je možné nastaviť Automatické generovanie faktúr (viac tu). Tzn. pokiaľ je objednávka v stave, ktorý má zaškrtnuté pole Zaplatené, vygeneruje sa faktúra.

Pri platbách uskutočnených prostredníctvom platobnej brány sa pole zaškrtne automaticky po vykonaní platby. Pri splátkovom predaji nie.

Pokiaľ je objednávka označená ako "zaplatená", nedochádza už k automatickej zmene jej stavu na základe zaslanej informácie z platobnej brány. Niektoré platobné brány posielajú opakovane informácie k objednávkam, ktoré sú cez ne platené. Odškrtnutím poľa Zaplatené by tak mohlo dôjsť k nechceným zmenám pri danej objednávke (zmena stavu a odoslanie nadväzujúcich e-mailov apod.).

Manuálne nastavenia

Označiť objednávku ako zaplatenú môžete v jej detaile.

• V menu administrácie zvoľte sekciu Objednávky / Zoznam objednávok.
• Kliknite na požadovanú položku.
• Uistite sa, či máte vybranú záložku Popis.
• Nabehnite do oddielu Hlavné.
• Pri funkcii Zaplatené zaškrtnite pole.
  
• Vykonané zmeny Uložte.

Hromadné nastavenia

Upgates umožňuje označiť objednávku ako zaplatenú / nezaplatenú tiež pomocou hromadných úprav. Viac tu.

Automatické nastavenia

Automatika vám urýchli prácu v administrácii pri odbavovaní objednávok. Pri zmene stavu objednávky môže dôjsť zároveň k jej automatickému označeniu ako Zaplatená. 

1. V menu administrácie zvoľte sekciu Nastavenia / Objednávky / Stavy.
2. Kliknite na stav, pri ktorom sa má označenie vykonať.
3. Zaškrtnite pole Označiť ako zaplatené.
4. Uložte.

Náhľad detailov v zozname objednávok

Po nabehnutí na počet produktov v stĺpci Číslo objednávky sa objaví detailnejší náhľad pre danú objednávku. Ten zahŕňa objednané produkty a tiež detaily zákazníka vrátane dodatočných poznámok.

Hromadné operácie pri objednávkach

Objednávky je možné spracovávať tiež hromadnými úpravami (viac tu) alebo cez režim úprav (viac tu).

Z dôvodu náročnosti niektorých operácií sa vybrané úkony vykonávajú na pozadí s oneskorením. Týka sa to nasledujúcich situácií:

• Zmeniť stav (buď cez hromadné úpravy alebo cez režim úprav) - stav sa zmení hneď, e-mail a SMS (pokiaľ sú na stav naviazané) sa pošlú na pozadí s oneskorením.
• Označiť ako zaplatené (buď cez hromadné úpravy alebo cez režim úprav) - zaplatené sa nastaví hneď, ale faktúra popr. e-mail (pokiaľ sú nastavené, viac tu) sa pošlú na pozadí s oneskorením.
• Balíkobot objednanie zvozu - do Balíkobotu sa žiadosť pošle okamžite. Ale súvisiaca zmena stavu objednávky (pokiaľ je nastavená, viac tu), e-mail alebo SMS (pokiaľ sú na stav objednávky naviazané, viac tu) sa pošlú na pozadí s oneskorením.
• Export PDF - generovanie PDF dokumentov podľa zvoleného typu prebehne na pozadí s oneskorením.
• Generovať dokumenty - faktúra - pri požiadavke na hromadné generovanie do 5 položiek sa vykoná operácia ihneď. Pri väčšom počte sa dokumenty vytvoria na pozadí s oneskorením (popr. sa pošle e-mail, pokiaľ je nastavený - viac tu).

Pri všetkých operáciách na pozadí sa do Histórie objednávky zapíše informácia o tom, že dôjde k vykonaniu operácie s oneskorením (napr. E-mail bude odoslaný).

Operácie na pozadí sa vykonajú najneskôr do 5 minút.

Zmena DPH v objednávke

Systém umožňuje zmeniť sadzbu DPH pri už prijatej objednávke. To je možné použiť tiež pri fakturácii prenesenej daňovej povinnosti.

Pokiaľ si chcete overiť, či je zákazník platcom DPH, prejdite do záložky Zákazník a pri poli DIČ kliknite na Overiť platcu DPH.

Postup v administrácii

1. V menu administrácie zvoľte sekciu Objednávky / Zoznam objednávok.
2. Vyberte objednávku.
3. Uistite sa, že ste v záložke Popis.
4. Prejdite do oddielu Položky.
5. Kliknite na tlačidlo "Zmeniť DPH".
   
6. Z vysúvacej ponuky zvoľte sadzbu DPH, ktorá sa má nastaviť pri všetkých položkách
7. Zmenu potvrďte vo vyskakovacom okne.

Zmena DPH pri objednávke z e-shopu

Funkciu je možné použiť aj v prípade, že dorazí objednávka z e-shopu, ktorá má už odobrané DPH na základe aktívnej automatickej funkcie Nákup bez DPH pre platcov (viď nižšie).

Nákup bez DPH pre platcov

Ďalšou možnosťou je zrušiť DPH už v rámci objednávkového procesu v košíku na e-shope. Viac tu.

Zmazanie objednávky

Objednávky môžete zmazať podľa návodu tu.

Zobrazenie zmazaných objednávok

Zobraziť si objednávku môžete pomocou Filtrov nad zoznamom objednávok.

1. Zvoľte sekciu Objednávky / Zoznam objednávok.
2. Rozkliknite možnosť Filter. Viac tu.
3. Zaškrtnite pole Zmazané.
4. Kliknite na tlačidlo Zobraziť.

Obnovenie zmazanej objednávky

Môže sa stať, že objednávku zmažete omylom. Nevadí. Upgates ju dokáže obnoviť.

1. Aplikujte filter podľa predchádzajúceho postupu.
2. Zvoľte objednávku, ktorú chcete obnoviť.
3. V jej detaile sa objaví upozornenie s odkazom Obnoviť.

Zlúčenie objednávok

Jednotlivé objednávky je možné zlúčiť v administrácii e-shopu do jednej novej objednávky. V nej budú obsiahnuté všetky produkty z pôvodných objednávok.

Do novo vzniknutej objednávky sa prekopírujú nasledujúce údaje, pokiaľ sú rovnaké vo všetkých zlučovaných objednávkach:

• zákaznícke údaje,
• typ platby (vrátane ceny),
• typ dopravy (vrátane ceny).

Pri zlúčenej objednávke je možné v záložke História dohľadať, z ktorých objednávok došlo k zlúčeniu.

Postup v administrácii

1. Zvoľte sekciu Objednávky / Zoznam objednávok.
2. Zaškrtnutím vyberte objednávky, ktoré si prajete zlúčiť. Výber vykonáte postupom pre hromadné spracovanie položiek. Viac tu.
3. Pod zoznamom objednávok vyberte vo vysúvacom menu Vybrané položky voľbu zlúčiť.
4. Potom sa otvorí vyskakovacie okno s voľbami, ako sa majú spracovať pôvodné zlučované objednávky.
5. Vytvorí sa nový obchodný prípad, v ktorom je potrebné vytvoriť novú objednávku v oddiele Dokumenty tlačidlom + Objednávka.

Duplikácia objednávky

Duplikovanie je možné vykonať v zozname objednávok aj v detaile samotnej objednávky.

Postup v administrácii - zo zoznamu objednávok

1. Zvoľte sekciu Objednávky / Zoznam objednávok.
2. Na konci každého riadku objednávky sa nachádzajú akčné tlačidlá. Kliknite na tlačidlo pre duplikáciu objednávky.
   
3. Budete presmerovaní do detailu zduplikovanej objednávky.

Postup v administrácii - z detailu objednávky

1. Zvoľte sekciu Objednávky / Zoznam objednávok.
2. Prejdite do detailu konkrétnej objednávky.
3. V pravej časti nabehnite myšou na ikonu tlačidla Viac a kliknite na Duplikovať.
   
4. Budete presmerovaní do detailu zduplikovanej objednávky.

Pri duplikácii objednávky sa ako variabilný symbol vloží číslo z číselného radu obchodného prípadu, nie objednávky.

Priloženie súboru k objednávke

Potrebujete, aby zákazník mal možnosť priložiť vlastný súbor k objednávke? Napr. obrázok na potlač k tričku. Nastavenie spočíva vo vytvorení formulára s možnosťou nahrania súboru. Tento formulár následne umiestnite do detailu produktu s informáciou, že do neho má zákazník zadať svoj e-mail, ktorý použije v objednávke a nahrať požadovaný súbor. Súbor sa tak uloží do komunikácie so zákazníkom a dôjde tak k spárovaniu objednávky zákazníka s týmto súborom vo vašej administrácii.

1. Vytvorte formulár s poľami pre e-mail a prílohu (viac tu).
2. Tento formulár priraďte produktu, pri ktorom sa má zobrazovať (viac tu).

3. Aby ho zákazníci zaručene neprehliadli, môžete do krátkeho popisu produktu vytvoriť odkaz na kotvu (viac tu), ktorá bude smerovať na tento formulár.

Objednávka v režime platca DPH

Tento údaj informuje o tom, či bol v dobe vytvorenia objednávky prevádzkovateľ e-shopu platcom DPH. Zmenou je možné prepnúť spôsob aktuálneho spracovania objednávky.

Napr. skoršiu objednávku vytvorenú ako prevádzkovateľ e-shopu / neplatca DPH môžete zmeniť na platca DPH. A potom si nastaviť pri položkách potrebné sadzby DPH podľa zákonných povinností.

Postup v administrácii

1. Zvoľte sekciu Objednávky / Zoznam objednávok.
2. Prejdite do detailu konkrétnej objednávky.
3. Na stránke prejdite do oddielu Rozšírené.
4. Podľa potreby zmeňte zaškrtnutie poľa Objednávka v režime platca DPH.
5. Zmenu uložte.

Automatizácia procesov a objednávok

Pokročilú automatizáciu procesov a spracovanie objednávok môžete implementovať prostredníctvom doplnkov alebo služieb externých agentúr. Našu aktuálnu ponuku nájdete tu.

Automatická tlač objednávok (MS Outlook)

Automatická tlač objednávok sa realizuje pomocou aplikácie Microsoft Outlook. Základný princíp spočíva v tom, že sa po založení objednávky automaticky odošle systémový e-mail s objednávkou v skrytej kópii do e-mailu, ktorý je nastavený tak, aby všetku prichádzajúcu poštu odovzdal na tlač.

1. Založte si novú e-mailovú schránku (napr. tlač@domena.sk).
2. Prepojte ju so svojím Microsoft Outlookom.
3. Pre túto schránku nastavte v Microsoft Outlooku nové pravidlo, ktoré bude tlačiť prichádzajúce správy alebo ich prílohy.
• Sekcia Domov / Pravidlá / Vytvoriť pravidlo.
• Zvoľte Rozšírené nastavenie.
• Vyberte podmienky pre tlač (všetky prichádzajúce správy).
• Kliknite Ďalšie.
• Zvoľte Tlač.
• Kliknite Dokončiť.
4. V administrácii e-shopu nastavte skrytú kópiu pre systémové e-maily, ktoré sú spojené s vytvorením objednávky (návod):
• Objednávka prijatá (prihlásený),
• Objednávka prijatá (prihlásený, bankový prevod),
• Objednávka prijatá (neprihlásený),
• Objednávka prijatá (neprihlásený, bankový prevod).
5. Overte funkčnosť a správne nastavenie vytvorením novej testovacej objednávky. Tá teraz pošle skrytú kópiu na vami nastavenú adresu. Po otvorení aplikácie Microsoft Office sa následne e-mail automaticky odošle na tlač.

Import a export

Importovať a exportovať objednávky je možné podľa nápovede tu.

Vzorové dokumenty na stiahnutie

Nižšie si môžete stiahnuť nasledujúce vzorové dokumenty:

• Odstúpenie od kúpnej zmluvy
• Reklamácia
• Súhlas so spracovaním osobných údajov