Automatizované účtovníctvo pre e-shopy na Upgates: kedy a prečo sa bez neho už nezaobídete
Ručne sťahovať exporty objednávok, posielať doklady e-mailom a „nejako" to ustriehnuť? Pri malom e-shope to ešte ide. Len čo ale objednávky a predajné kanály pribúdajú, ručný model sa začne rozpadávať – mešká sa s termínmi, rastie počet chýb a rozhodujete sa podľa minulosti namiesto podľa reality. Práve tu nastupuje automatizované účtovníctvo zamerané na potreby e-shopov, ktoré v TPA robíme.
Ako v TPA automatizujeme účtovníctvo e-shopov
E-shopár sa má venovať biznisu a účtovníctvo ho nemá brzdiť. Týmto heslom sa v TPA riadime, a preto našim klientom z radov e-shopárov pomáhame automatizovať a digitalizovať účtovníctvo. Ako to vyzerá v praxi? Na to sa teraz spoločne pozrieme. Vopred prezradím, že ukladanie dokladov na zdieľané úložisko alebo ich zasielanie e-mailom nie je digitalizácia, o ktorej sa dnes budeme rozprávať:
- Automatizovaný a plne prepojený ekosystém
E-shop, platobné brány, dopravcovia, fulfillment, marketplaces a ďalšie používané aplikácie vytvárajú prepojený ekosystém, v rámci ktorého automaticky plynú dáta do účtovného systému ABRA Flexi. Tým odpadá manuálna práca so zasielaním podkladov pre účtovníka a ich dohľadávania na poslednú chvíľu pred termínom podania DPH.
Výsledok: Kopa ušetreného času a koniec chaosu medzi 20.-25. dňom v mesiaci.
- Digitálne zpracovanie dokladov (faktúry prijaté a účtenky)
Doklady sa neposielajú chaoticky e-mailom, keď je práve čas. Úplne zabudnite na ich odovzdávanie v papierovej forme. Chodia na dedikovanú e-mailovú adresu alebo ich rovno fotíte do mobilnej appky. Tu si ich prevezme nástroj pre automatizované vyťažovanie, vyčíta potrebné informácie a po schválení tečú do účtovníctva. V praxi používame kombináciu Doklado + ABRA Flexi: faktúry sa automaticky kategorizujú, kontrolujú duplicity a párujú s platbami vďaka napojeniu na bankový účet.
Výsledok: neustále aktuálny prehľad záväzkov a pohľadávok bez ručného prepisovania.
- Dobierky bez tabuliek
Rôzni dopravcovia = odlišný sposôb a pravidelnosť zasielania prehľadov o zaplatených dobierok a ich vyplácaní. Preto odporúčame prepojenie dopravcov priamo s účtovným systémom, vďaka čomu tieto dáta tečú automaticky do systému. Môžete si tak nastaviť reporting s aktuálnym prehľadom vyplatených a zadržaných dobierok.
Výsledok: Okamžitá informovanosť o zadržaných dobierok a rýchla možnosť nápravy.
- Reporting v reálnom čase
Dôsledok automatizovaného a digitálneho účtovníctva je, že dáta prúdia v reálnom čase. Nad týmito dátami potom možno ľahko vytvoriť prehľadné reportingové dashboardy pre sledovanie vývoja dôležitých metrík v reálnom čase.
Výsledok: Máte podnikanie pod kontrolou a v reálnom čase vidíte varovné signály a trendy vývoja vášho e-shopu. Rozhodujete sa nad reálnymi dátami a nečakáte na účtovníka, kým vám s mesačným oneskorením konečne dodá podklady.
Päť signálov, že ručný model už nedáva zmysel
- Objem dokladov – stovky platieb a faktúr mesačne už ručne neustriehnete.
- Viac kanálov – okrem vlastného e-shopu riešite marketplaces, retail, zahraničie.
- Zložitejšia logistika – rôzni dopravcovia, dobierky v niekoľkých menách, predaj do zahraničia.
- Potreba aktuálnych čísel – mesačná uzávierka nestačí pre riadenie e-shopu. Potrebujete aktuálnejšie dáta.
- Rastúce náklady na účtovníctvo – účtovník nestíha nie preto, že je pomalý. Len spracováva stále viac ručnej operatívy a jeho kapacity prestávajú stačiť.
Ak sa vás týkajú aspoň dva body, je čas prepnúť na prepojené, automatizované účtovníctvo.
Ako prepojiť ABRA Flexi s vaším e-shopom?
Obvyklým mýtom okolo automatizácie je, že stojí státisíce a jej príprava zaberie mesiace. V prípade e-shopov na platforme Upgates to tak nie je, pretože napojenia sú už pripravené skrze nástroj Dativery. Stačí ich len "naklikať".
Dativery využíva pripravené REST API Upgates a ABRA Flexi, ktoré dokáže vzájomne prepojiť. Možno tak nastaviť automatizovaný a rýchly prenos dát z vášho e-shopu. Čerešničkou na torte je, že cena doplnku je od 470 Kč mesačne a odvíja sa od počtu objednávok.
Skrze tieto napojovacie mostíky možno napojiť aj ďalšie platformy ako sú platobné brány, dopravcovia, marketplaces a ďalšie aplikácie. Pre napojenie na ABRA Flexi je pripravených viac než 250 mostíkov. Máte teda istotu, že prepojíte vo väčšine prípadov všetky vámi používané aplikácie do jedného účtovného systému.
Vďaka tomu sme v TPA schopní nastaviť automatizované a plne digitalizované účtovníctvo, ktoré e-shopom šetrí čas a peniaze. Dáta do účtovného systému plynú v pravidelných intervaloch skrze Dativery mostíky a vy sa môžete rozhodovať na základe informácií v reálnom čase.
Čo získate vďaka automatizácii účtovníctva
- Úspora času – žiadne sťahovanie výpisov, dobierok prehľadov a prepisovania dokladov; účtovník sa venuje kontrole a poradenstvu.
- Menej chýb – systém hlída duplicity a chýbajúce údaje.
- Párovanie platieb a dobierok – banky, platobné brány i dopravcovia sa párujú s dokladmi bez zásahu človeka.
- Dáta „teraz hneď" – marže, náklady na platby a dopravu, výkon predajných kanálov a krajín v reálnom čase.
Chcete automatizovať účtovníctvo svojho e-shopu?
Zaujala vás automatizácia účtovníctva a chcete sa dozvedieť viac? Radi vám s tým v TPA poradíme a ukážeme vám, ako by sme spoločne dokázali automatizovať účtovníctvo vášho e-shopu. Stačí, keď vyplníte vstupný formulár a radi sa s vami stretneme.
