Číselné rady
Číselné rady slúžia pre generovanie unikátnych poradových čísel dokumentov, produktov, objednávok a zákazníkov. Unikátne číslo je nutné pre evidenciu a spárovanie dokumentov s účtovníckymi systémami alebo platbami.
Pri založení každej nasledujúcej novej položky (napr. dokumentu alebo produktu) sa poradové číslo v rade automaticky zvýši o jedno. V detaile položky je avšak možné vygenerované číslo manuálne prepísať a mať tak individuálne označenie. Systém zároveň sleduje unikátnosť čísla. Nemôže sa tak stať, že by mali dve položky totožné označenie v číselnom rade.
Nie je možné zaistiť, že sa pri objednávke a faktúre bude vždy generovať rovnaké číslo, pokiaľ je nastavený rovnaký počiatočný formát ich číselných radov.
Pokiaľ má váš e-shop viacero jazykových mutácií, číselný rad je len jeden, spoločný pre všetky mutácie.
Typy číselných radov
- Objednávka (obchodný prípad)
- Objednávka dokument
- Faktúra
- Dobropis
- Ďalšie vlastné dokumenty s povoleným generovaním číselného radu
- Produkty
- Kategórie
- Zákazníci
Pri zmazaní položky dochádza k prerušeniu číselného radu. Konkrétne sa číslovanie správa nasledovne:
- Dokumenty
- zmazanie posledného dokumentu - Ďalší vytvorený dokument sa vráti o jedno číslo späť na jeho miesto. Napr. keď zmažete dokument č. 0012, nový založený bude mať opäť označenie 0012.
- zmazanie dokumentu zo stredu číselného radu - V rade zostáva číselná diera. Faktúry neodporúčame mazať, ale vystavovať dobropis.
- Pri objednávkach, produktoch, kategóriách a zákazníkoch sa po akomkoľvek zmazaní číselný rad neposúva späť a číslovanie pokračuje ďalej. Bez ohľadu na to, či bola odstránená položka na konci alebo v strede číselného radu.
Nastavenie číselného radu
Pri každom z radov je možné pred a za generované číslo nastaviť vlastný identifikátor. Toto nastavenie slúži predovšetkým pre možnosť odlíšenia číselných radov rôznych účtovníckych období.
Obvykle sa na začiatku roka začína novým číselným radom tak, že zmeníte napr. predponu na rok a číslo nastavíte na 00001. Prvý vytvorený dokument v novom roku 2020 tak bude mať označenie 202000001.
Zmena číselného radu na začiatku nového roka neprebieha automaticky. Je potrebné vykonať zmenu ručne.
Postup v administrácii
- V menu administrácie zvoľte sekciu Nastavenia / Základné / Číselné rady.
- Zvoľte si príslušný typ dokladu, ktorému chcete nastaviť číselný rad
- Tlačidlom +Nová začnete nastavovať nový číselný rad.
- Do predpony a koncovky vložíte časti kódu, ktoré zostávajú nemenné a identifikujú samotný dokument, prípadne účtovné obdobie.
- V prostrednom poli zadajte počiatočné číslo číselného radu. Nasledujúci vygenerovaný dokument toto číslo zvýši o jeden.
- Uložte.
Do niektorých služieb (napr. vybrané platobné brány) sa odosiela celé číslo objednávky vrátane predpony. V prípade nadväzujúceho párovania platby z platobnej brány môže vzniknúť konflikt, kedy platobná brána používa na identifikáciu číslo objednávky (napr. O20001), zatiaľ čo pri párovaní platby sa očakáva len variabilný symbol (napr. 20001). Z tohto dôvodu je vhodné zvážiť, aký tvar čísla objednávky budete používať.
Zmeny sa neprejavia pri dokumentoch vytvorených spätne. V prípade potreby je možné vygenerované číslo v konkrétnych prípadoch ručne zmeniť.
Pridanie vlastného číselného radu
Pokiaľ si vytvoríte vlastný typ dokumentu, môžete si k jeho kódu nastaviť číselný rad.
Východiskové dokumenty ako sú objednávka, faktúra, dobropis, účtenka majú túto možnosť povinne zaškrtnutú a aktívnu.
Postup v administrácii
- V menu administrácie zvoľte sekciu Nastavenia / Objednávky / Dokumenty.
- Kliknite na tlačidlo + Nový.
- V detaile dokumentu zaškrtnite pole Dokument s číselným radom.
- Uložte zmeny.
- Pokračujte do modulu Nastavenia / Základné / Číselné rady pre nastavenie číselného radu novo vzniknutého typu dokumentu. Viac tu.
Párovanie podľa kódu
Párovanie produktov, objednávok, kategórií alebo zákazníkov pri importe prebieha na základe ich kódu. Bližšie informácie o importe a exporte.
Vyplnenie medzier v číselnom rade
Pokiaľ omylom alebo úmyselne zmažete nejaký dokument, vytvorí sa v jeho číselnom rade medzera. Túto medzeru môžete opäť zaplniť obdobným spôsobom, ako je uvedený nižšie.
Postup v administrácii
- Zistite, kde máte v číselnom rade dokumentov medzeru.
- Zmeňte nastavenie číselných radov tak, aby v prostrednom poli bola prvá chýbajúca hodnota (viac v návode tu)
- Vytvorte pri objednávke nový dokument (viac tu).
- Ten sa založí s chýbajúcim číslom do medzery.
- Nasledujúce dokumenty budú pokračovať vo vyplňovaní medzery číselného radu a potom budú pokračovať v bežnom číslovaní ďalej.
Príklad
V administrácii ste odstránili faktúry č. 00003 a 00004 (z účtovníckeho pohľadu by sa faktúry nemali mazať, vždy by sa mal správne vystaviť dobropis). Medzitým ste však vytvorili ďalšie 00005 a 00006. Nastavíte tak číselný rad na 00003. Prvá vytvorená faktúra bude mať označenie 00003 a druhá 00004 (pretože chýbali a spôsobovali medzeru). Ďalšie 00005 a 6 sú už hotové, preto ich systém preskočí. Tretia vygenerovaná faktúra tak bude mať označenie 00007.
Zobrazenie v dokumentoch
Číslo dokladu je možné do šablóny dokumentu vložiť pomocou dynamického zástupcu s názvom {$document_number}. Viac o úprave dokumentov v nápovede tu.
Variabilný symbol
Číslo variabilného symbolu sa vytvára zo základu čísla objednávky - pokiaľ objednávka existuje. Pokiaľ objednávka neexistuje, vytvára sa podľa čísla obchodného prípadu. Nižšie sa dozviete, ako ho ideálne nastaviť. Pri každej objednávke je možné tento variabilný symbol upraviť podľa individuálnej potreby.
Nastavenie číselného radu
Variabilný symbol sa generuje na základe nastavenia číselného radu objednávok. Obsahuje len prostrednú časť číselného radu bez núl na začiatku, bez predpony a koncovky.
Viac o nastavení číselných radov nájdete v nápovede tu.
Nevyhovujúce nastavenie
Nasledujúce nastavenie číselného radu vygeneruje objednávku s číslom O2021000690.
Variabilný symbol sa vygeneruje len ako 690, čo nie je ideálny tvar. Prefix O2021 nie je súčasťou. Viď ukážka z faktúry:
Spôsob platby: Bankový prevod, Variabilný symbol
Vyhovujúce nastavenie
Nasledujúce nastavenie číselného radu vygeneruje rovnako objednávku s číslom O20212021000690.
Touto úpravou docielite generovanie variabilných symbolov začínajúcich číslom 2021000691. Prefix O nie je súčasťou.
Prostredná časť číselného radu nesmie obsahovať písmená, len číslice.
Individuálny variabilný symbol
Nevyhovujúci variabilný symbol je možné upraviť. Zmenu je možné vykonať pri konkrétnej objednávke, alebo hromadne pre všetky novo generované variabilné symboly.
Postup v administrácii
- V menu administrácie zvoľte sekciu Objednávky / Zoznam objednávok.
- Kliknite na požadovanú objednávku.
- Zbehnite nižšie do oddielu Rozšírené.
- Upravte pole Variabilný symbol.
- Uložte.
- V prípade potreby aktualizujte požadovaný dokument. Viac tu.
Nastavenie číselného radu variabilných symbolov
- V menu administrácie zvoľte sekciu Nastavenie / Základné - Číselné rady.
- Pri už vytvorenom číselnom rade objednávok, kliknite v pravej časti na symbol ceruzky pre jej editáciu.
- V sekcii Variabilný symbol vyplňte vami zvolené hodnoty.
- Uložte.
Rozsah, ktorý je uvedený pod variabilným symbolom ukazuje možné rozpätie variácií, ktoré sa môže vygenerovať.
Počet kombinácií, vás upozorňuje na maximálny počet kombinácií, ktorý môže vzniknúť.
Pozor! Pokiaľ zvolíte príliš špecifický variabilný symbol môže sa stať, že počet kombinácií veľmi rýchlo vyčerpáte a tým nebude možné vytvárať nové objednávky.
