Číselné rady

Číselné rady slúžia pre generovanie unikátnych poradových čísel dokumentov, produktov, objednávok a zákazníkov. Unikátne číslo je nutné pre evidenciu a spárovanie dokumentov s účtovníckymi systémami alebo platbami.

Pri založení každej nasledujúcej novej položky (napr. dokumentu alebo produktu) sa poradové číslo v rade automaticky zvýši o jedno. V detaile položky je avšak možné vygenerované číslo manuálne prepísať a mať tak individuálne označenie. Systém zároveň sleduje unikátnosť čísla. Nemôže sa tak stať, že by mali dve položky totožné označenie v číselnom rade. 

Nie je možné zaistiť, že sa pri objednávke a faktúre bude vždy generovať rovnaké číslo, pokiaľ je nastavený rovnaký počiatočný formát ich číselných radov.

Pokiaľ má váš e-shop viacero jazykových mutácií, číselný rad je len jeden, spoločný pre všetky mutácie.

Typy číselných radov

  • Objednávka (obchodný prípad)
  • Objednávka dokument
  • Faktúra
  • Dobropis
  • Ďalšie vlastné dokumenty s povoleným generovaním číselného radu
  • Produkty
  • Kategórie
  • Zákazníci

Pri zmazaní položky dochádza k prerušeniu číselného radu. Konkrétne sa číslovanie správa nasledovne:

  • Dokumenty
    • zmazanie posledného dokumentu - Ďalší vytvorený dokument sa vráti o jedno číslo späť na jeho miesto. Napr. keď zmažete dokument č. 0012, nový založený bude mať opäť označenie 0012.
    • zmazanie dokumentu zo stredu číselného radu - V rade zostáva číselná diera. Faktúry neodporúčame mazať, ale vystavovať dobropis.
  • Pri objednávkach (obchodný prípad), produktoch, kategóriách a zákazníkoch sa po akomkoľvek zmazaní číselný rad neposúva späť a číslovanie pokračuje ďalej. Bez ohľadu na to, či bola odstránená položka na konci alebo v strede číselného radu.

Nastavenie číselného radu

Pri každom z radov je možné pred a za generované číslo nastaviť vlastný identifikátor.

Toto nastavenie slúži predovšetkým pre možnosť odlíšenia číselných radov rôznych účtovníckych období. Obvykle sa na začiatku roka začína novým číselným radom tak, že zmeníte napr. predponu na rok a číslo nastavíte na 00001. Prvý vytvorený dokument v novom roku 2020 tak bude mať označenie 202000001. 

Postup v administrácii

  1. V menu administrácie zvoľte sekciu Nastavenia / Základné / Číselné rady.
  2. Do predpony a koncovky vložíte časti kódu, ktoré zostávajú nemenné a identifikujú samotný dokument, prípadne účtovnícke obdobie.
  3. V prostrednom poli zadajte počiatočné číslo číselného radu. Nasledujúci vygenerovaný dokument toto číslo zvýši o jedno.
  4. Uložte.

Konečnú podobu kódu číselného radu nájdete pod formulárovými poľami číselného radu. Viď náhľad vyššie.

Do niektorých služieb (napr. vybrané platobné brány) sa odosiela celé číslo objednávky vrátane predpony. V prípade nadväzujúceho párovania platby z platobnej brány môže vzniknúť konflikt, kedy platobná brána používa na identifikáciu číslo objednávky (napr. O20001), zatiaľ čo pri párovaní platby sa očakáva len variabilný symbol (napr. 20001). Z tohto dôvodu je vhodné zvážiť, aký tvar čísla objednávky budete používať.

Zmeny sa neprejavia pri dokumentoch vytvorených spätne. V prípade potreby je možné vygenerované číslo v konkrétnych prípadoch ručne zmeniť.

Pridanie vlastného číselného radu

Pokiaľ si vytvoríte vlastný typ dokumentu, môžete si k jeho kódu nastaviť číselný rad.

Východiskové dokumenty ako sú objednávka, faktúra, dobropis, účtenka majú túto možnosť povinne zaškrtnutú a aktívnu. 

Postup v administrácii

      1. V menu administrácie zvoľte sekciu Nastavenia / Objednávky / Dokumenty.
      2. Kliknite na tlačidlo + Nový.
      3. V detaile dokumentu zaškrtnite pole Dokument s číselným radom.
      4. Uložte zmeny.
      5. Pokračujte do modulu Nastavenia / Základné / Číselné rady pre nastavenie číselného radu novo vzniknutého typu dokumentu. Viac tu.

Párovanie podľa kódu

Párovanie produktov, objednávok, kategórií alebo zákazníkov pri importe prebieha na základe ich kódu. Bližšie informácie o importe a exporte.

Vyplnenie medzier v číselnom rade

Pokiaľ omylom alebo úmyselne zmažete nejaký dokument, vytvorí sa v jeho číselnom rade medzera. Túto medzeru môžete opäť zaplniť obdobným spôsobom, ako je uvedený nižšie.

Postup v administrácii

  1. Zistite, kde máte v číselnom rade dokumentov medzeru.
  2. Zmeňte nastavenie číselných radov tak, aby v prostrednom poli bola prvá chýbajúca hodnota (viac v návode tu)
  3. Vytvorte pri objednávke nový dokument (viac tu). 
  4. Ten sa založí s chýbajúcim číslom do medzery.
  5. Nasledujúce dokumenty budú pokračovať vo vyplňovaní medzery číselného radu a potom budú pokračovať v bežnom číslovaní ďalej.  

Príklad

V administrácii ste odstránili faktúry č. 00003 a 00004 (z účtovníckeho pohľadu by sa faktúry nemali mazať, vždy by sa mal správne vystaviť dobropis). Medzitým ste však vytvorili ďalšie 00005 a 00006. Nastavíte tak číselný rad na 00003. Prvá vytvorená faktúra bude mať označenie 00003 a druhá 00004 (pretože chýbali a spôsobovali medzeru). Ďalšie 00005 a 6 sú už hotové, preto ich systém preskočí. Tretia vygenerovaná faktúra tak bude mať označenie 00007.

Zobrazenie v dokumentoch

Číslo dokladu je možné do šablóny dokumentu vložiť pomocou dynamického zástupcu s názvom {$document_number}. Viac o úprave dokumentov v nápovede tu.

Variabilný symbol

Číslo variabilného symbolu sa vytvára zo základu čísla objednávky - pokiaľ objednávka existuje. Pokiaľ objednávka neexistuje, vytvára sa podľa čísla obchodného prípadu. Nižšie sa dozviete, ako ho ideálne nastaviť. Pri každej objednávke je možné tento variabilný symbol upraviť podľa individuálnej potreby.

Nastavenie číselného radu

Variabilný symbol sa generuje na základe nastavenia číselného radu objednávok. Obsahuje len prostrednú časť číselného radu bez núl na začiatku, bez predpony a koncovky.

Viac o nastavení číselných radov nájdete v nápovede tu.

Nevyhovujúce nastavenie

Nasledujúce nastavenie číselného radu vygeneruje objednávku s číslom O2021000690.

Variabilný symbol sa vygeneruje len ako 690, čo nie je ideálny tvar. Prefix O2021 nie je súčasťou. Viď ukážka z faktúry:

  Spôsob platby: Bankový prevod, Variabilný symbol

Vyhovujúce nastavenie

Nasledujúce nastavenie číselného radu vygeneruje rovnako objednávku s číslom O2021000690.

Touto úpravou docielite generovanie variabilných symbolov začínajúcich číslom 2021000691. Prefix O nie je súčasťou.

Prostredná časť číselného radu nesmie obsahovať písmená, len číslice.

Individuálny variabilný symbol

Nevyhovujúci variabilný symbol je možné upraviť. Zmenu je možné vykonať pri konkrétnej objednávke, alebo hromadne pre všetky novo generované variabilné symboly.

Postup v administrácii

    1. V menu administrácie zvoľte sekciu Objednávky / Zoznam objednávok.
    2. Kliknite na požadovanú objednávku.
    3. Zbehnite nižšie do oddielu Rozšírené.
    4. Upravte pole Variabilný symbol.
    5. Uložte.
    6. V prípade potreby aktualizujte požadovaný dokument. Viac tu. 
Na tejto stránke

Další zdroje informací

Facebook poradna

Výměna zkušeností, rady a tipy mezi provozovateli e-shopů na systému UPgates.

Přejít do poradny

Akademie

Získejte znalosti od našich specialistů na marketing, obchod, právo a podnikání.

Přejít do akademie

Novinky z Blogu

Co nového jsme pro vás připravili nebo chystáme najdete na blogu.

Přejít do blogu

Nepodařilo se Vám najít tu správnou odpověď?

Kontaktujte naši technickou podporu, která je tu pro vás od pondělí do pátku 8:00 až 16:00 hod.

Zákaznická podpora