Dokumenty
Pri každej vytvorenej objednávke si môžete vygenerovať rôzne dokumenty. Tie prednastavené si môžete graficky a obsahovo upraviť (viac tu). Nové vlastné dokumenty potom založiť a rovnako upraviť do optimálnej podoby.
Vygenerované dokumenty je možné poslať ako prílohu prostredníctvom systémového e-mailu z detailu objednávky alebo automaticky na základe zmeny stavu zásob. Viac tu.
Vo chvíli vytvorenia objednávky sa do nej uložia údaje vrátane aktuálneho nastavenia meny. Potom sa už toto nastavenie neprepisuje prípadnými zmenami pri mene (jej symbolu atď.). Dokumenty k tejto objednávke sa budú aj naďalej generovať podľa pôvodných údajov objednávky.
Typy dokumentov
Dokumenty je možné deliť podľa spôsobu založenia:
- Prednastavené dokumenty - Je možné ich upraviť, ale nie zmazať.
- Objednávka - Formát HTML. Má vždy číselný rad. Je možné ju upravovať pomocou wysiwyg editoru.
- Faktúra, dobropis, účtenka - Formát PDF. Majú vždy číselný rad. Je možné ich upravovať v špeciálnom kóde podobnom HTML.
- Vlastné dokumenty - zakladáte si vlastné typy dokumentov. Formát HTML. Môžu alebo nemusia mať číselný rad. Je možné ich upravovať pomocou wysiwyg editora. Ako východiskový obsah je použitá šablóna objednávky.
Ďalšou možnosťou delenia je podľa číselného radu:
- S číselným radom (prevažne účtovnícke doklady; záleží na číslovaní dokumentov)
- Bez číselného radu (napr. obchodné podmienky, letáky), ktoré obvykle do účtovníctva nezahŕňame.
Úprava dokumentov
Postup v administrácii
- V menu administrácie zvoľte sekciu Nastavenia / Objednávky / Dokumenty.
- Kliknite na názov šablóny dokumentu, ktorý chcete upraviť.
- Vykonajte požadované úpravy.
- Uložte.
- Vyskúšajte si vygenerovať daný dokument v objednávke, či sa všetko vygeneruje v poriadku. Viď nápoveda tu.
Vzhľad dokumentov si môžete upraviť svojpomocne alebo externou firmou. Zásahy do dokumentov však odporúčame robiť len skúsenejším užívateľom. Prípadná chyba totiž môže spôsobiť zlé generovanie faktúr, ktoré sa premietne do fungovania celého e-shopu.
Faktúry, dobropisy a účtenky
Tieto dokumenty sú generované do formátu PDF, aby ich nebolo možné následne upraviť. Pre zmeny v šablóne nie je možné použiť klasický Textový editor, ale je potrebné ich vykonávať v HTML kóde, obsahujúcom špeciálne formátovacie kódovanie. Je potrebné poznať HTML jazyk a každú zmenu si zálohovať a následne skontrolovať.
Vloženie dynamického zástupcu
Rovnako ako do systémových e-mailov je možné aj do dokumentov vkladať dynamických zástupcov. Viac o ich fungovaní v nápovede tu.
Obnovenie šablóny do pôvodného stavu
Pokiaľ sa vám v dokumente nepodarilo vykonať požadované úpravy alebo ich chcete proste len obnoviť do východiskového stavu, je možné tak urobiť nasledujúcim spôsobom.
Upozornenie! Všetky individuálne úpravy vykonané na šablóne dokumentu sa po obnovení odstránia. Kód sa nahradí východiskovým nastavením pre daný typ dokumentu.
Postup v administrácii
- V menu administrácie zvoľte sekciu Nastavenia / Objednávky / Dokumenty.
- Kliknite na požadovanú šablónu.
- Vpravo hore kliknite na odkaz Obnoviť. Pokiaľ sa vám možnosť nezobrazuje, znamená to, že v textovom poli zatiaľ neboli vykonané žiadne úpravy.
- Uložte.
Zaokrúhľovanie dokumentov
Zaokrúhľovanie celkovej hodnoty v dokumentoch je možné nastaviť podľa nápovede tu.
Logo v dokumente
Univerzálne logo, ktoré zadáte v nastavení obchodu, sa zobrazí tiež v dokumentoch. V dokumente je potrebné mať umiestnenú značku {$logo}.
Viac o logu e-shopu v nápovede tu.
Pečiatka v dokumente
Do faktúry, ale tiež dobropisu, je možné pridať do spodnej časti dokumentu pečiatku.
Pečiatka má obvykle len čiernobielu formu, často býva aj prekrytá podpisom. Do tejto podoby ju môžete dostať napríklad naskenovaním alebo aj vytvorením v grafickom editore ako napr. www.photopea.com.
Postup v administrácii
- Prejdite do Nastavenia / Objednávky / Dokumenty.
- Vyberte dokument Faktúra alebo Dobropis.
- Kliknite na pole Pečiatka.
- Pridajte obrázky zo správcu súborov. Viac tu.
- Uložte.
Zobrazenie v dokumente
Pečiatka sa vo východiskovom nastavení šablón dokumentov zobrazuje pod Celkovou cenou objednávky.
Čiarový kód v dokumente
Dokument Objednávka aj vlastné dokumenty umožňujú automatické vygenerovanie čiarového kódu produktov. Týmto spôsobom si môžete vytvoriť napr. špecifický dokument pre skladníka, ktorý uľahčí vyskladňovanie s použitím čítačky čiarových kódov.
Nastavenie typu a dát čiarového kódu
- V menu administrácie zvoľte sekciu Nastavenie / Objednávky / Dokumenty.
- V oddiele Nastavenia si vyberte z ponúkaných možností:
- Typ čiarového kódu: výber zo štandardizovaných typov čiarového kódu. V tejto podobe sa budú čiarové kódy generovať v dokumentoch.
- Dáta čiarového kódu: zdrojové dáta, z ktorých sa bude generovať čiarový kód v dokumente. Môžete si zvoliť EAN alebo kód produktu.
- Uložte.
Vloženie čiarového kódu v dokumente
V dokumente sa vkladá čiarový kód pomocou dynamického zástupcu {$product['barcode']|barcode}. O dynamických zástupcoch sa dozviete viac tu.
Dokument bude následne obsahovať vygenerovaný čiarový kód. Umiestnenie v dokumente je potrebné zvoliť podľa vašich požiadaviek a s ohľadom na okolité prvky.
Rozmery čiarového kódu nie je možné užívateľsky zmeniť, generujú sa v prednastavenej veľkosti.
Pomocou dynamického zástupcu je možné použiť ako dáta čiarového kódu opačnú hodnotu, než akú máte zvolenú vo všeobecnom nastavení. Namiesto EAN tak použijete kód produktu alebo naopak.
Príklad: v nastavení si zvolíte ako dáta čiarového kódu hodnotu EAN. V jednom z dokumentov ale potrebujete generovať čiarové kódy podľa kódu produktu. V tomto dokumente si teda vložíte dynamického zástupcu {$product['code']|barcode}. Týmto sa prepíše východiskový zdroj dát pre čiarový kód.
Podobne keď potrebujete vygenerovať čiarový kód podľa hodnoty EAN, ale v nastavení máte zvolené generovanie podľa kódu produktov. V konkrétnom dokumente si teda vložíte dynamického zástupcu {$product['ean']|barcode}.
Generovanie dokumentov
V administrácii máte možnosť pri objednávkach generovať rôzne dokumenty. Generovanie je možné vykonať jednotlivo pri každej objednávke zvlášť alebo hromadnou operáciou. Upgates umožňuje vytvárať tiež vlastné dokumenty (viac tu).
Pokiaľ zákazník nakúpi na e-shope, automaticky sa mu vystaví dokument Objednávka so stavom Prijatá.
Ručné generovanie
Generovanie z detailu objednávky
- V menu administrácie zvoľte sekciu Objednávky / Zoznam objednávok.
- Kliknite na požadovanú objednávku.
- Zbehnite nižšie do oddielu Dokumenty.
- Kliknite na tlačidlo "+ Nový" a zo zoznamu vyberte dokument, ktorý chcete vygenerovať.
- Vyplňte potrebné údaje.
- Kliknite na Generovať.
Po založení objednávky sa automaticky založí dokument objednávka. Ostatné dokumenty je potrebné generovať ručne podľa potreby v administrácii.
Generovanie zo zoznamu objednávok
V sekcii Objednávky / Zoznam objednávok nájdite myšou na riadok s objednávkou, z ktorej chcete doklad vytvoriť a kliknite na ikonku “ +” pomocou ktorej si vygenerujete konkrétny doklad.
Jediný dokument, ktorý nemožno generovať cez toto rýchle generovanie je dokument Dobropis.
Hromadné generovanie
Pre urýchlenie práce s dokumentmi môžete využiť hromadné operácie. Týmto spôsobom môžete efektívne vytvoriť dokumenty k viacerým objednávkam naraz.
- V menu administrácie zvoľte sekciu Objednávky / Zoznam objednávok.
- Pri vybraných položkách vykonajte hromadnú operáciu podľa nápovede.
- Zvoľte možnosť Vybrané položky: "Generovať dokumenty".
- Vyplňte požadované pole.
- Kliknite na generovať.
- Dátum vystavenia, Dátum zdaniteľného plnenia - Požadované polia pre spresnenie hodnôt v dokumente môžete nechať prázdne. V takom prípade sa doplní dátum vytvorenia objednávky.
- Dátum splatnosti - Dátum termínu úhrady. V prípade jeho nezadania sa vloží dátum vytvorenia objednávky + nastavená východisková hodnota z Nastavenia / Objednávky / Dokumenty.
Automatické generovanie faktúry
Nastavte podľa návodu tu.
Zobrazenie vygenerovaného dokumentu
Rýchly náhľad vygenerovaného dokumentu zobrazíte po nabehnutí myšou na ikonku oka.
V menu administrácie zvoľte sekciu Objednávky / Zoznam objednávok.
V zozname objednávok
Zobrazí sa otváracie menu s ponukou dokumentov.
V detaile objednávky
- Kliknite na požadovanú objednávku.
- Uistite sa, či máte vybranú záložku Hlavné.
- Nabehnite nižšie do oddielu Dokumenty.
Aktualizácia generovaných dokumentov
Občas potrebujete upraviť údaje v už vygenerovanom dokumente na základe aktuálneho stavu vybavenia objednávky. Napr. ste pridali do objednávky nový produkt, zmenili dopravu po dohode so zákazníkom atď.
Dobropis a účtenku ako jediné dokumenty upravovať nie je možné. Tiež z účtovníckeho hľadiska to nie je správne. V tomto prípade je potrebné založiť ďalšie nové dokumenty typu dobropis alebo účtenka. Pôvodné môžete zmazať len vtedy, pokiaľ sú posledné v číselnom rade a nevznikne tak diera. Ostatné dokumenty sa aktualizujú bežným spôsobom podľa uvedeného postupu.
Faktúru je možné rovnako aktualizovať, avšak neodporúčame to, pokiaľ už boli poslané zákazníkovi. V tom prípade je lepšie vygenerovať dobropis a následne vystaviť faktúru novú.
Postup v administrácii
- V menu administrácie zvoľte sekciu Objednávky / Zoznam objednávok.
- Vyberte objednávku, ktorú chcete upravovať.
- Zbehnite nižšie do oddielu Dokumenty.
- Kliknite na ikonku ceruzky daného dokumentu. Otvorí sa okno s možnosťami ďalších úprav. Po uložení prebehne aktualizácia.
- Pri vybraných typoch dokumentov je k dispozícii tlačidlo pre rýchlu aktualizáciu bez otvorenia okna úprav.
- Upravte potrebné údaje, prípadne ponechajte údaje pôvodné.
- Kliknite na Generovať.
Automatická aktualizácia dokumentov
Všetky dokumenty okrem Faktúry, Dobropisu a Účtenky sa aktualizujú automaticky na základe vykonaných zmien v objednávke.
Údaje vystavenia, zdaniteľného plnenia a splatnosti je možné upravovať tiež pri Faktúre. Dobropis sa vytvára na základe údajov vo Faktúre.
Účtenku a Dobropis je možné len zmazať a nanovo založiť. Upravovať tieto dokumenty nie je možné.
Zmena zákazníka v dokumente
Systém umožňuje zmeniť tiež údaje o zákazníkovi uvedené v dokumente.
- V menu administrácie zvoľte sekciu Objednávky / Zoznam objednávok.
- Kliknite na ikonku ceruzky požadovanej objednávky.
- Kliknite na šedú záložku Zákazník.
- Upravte požadované údaje o zákazníkovi.
- Uložte vykonané zmeny.
- Prepnite sa späť do záložky Popis.
- Vykonajte pregenerovanie konkrétnych dokumentov podľa postupu v predchádzajúcej kapitole.
Zmena dodávateľa v dokumente
Ide o zmenu údajov o prevádzkovateľovi e-shopu. Napr. váš e-shop v dobe generovania dokumentu nebol platcom DPH a teraz ním už je (viac tu).
Pokiaľ dôjde k akejkoľvek zmene v podobných údajoch, nepremietne sa táto zmena do dokumentov automaticky. Dokumenty (ktoré to umožňujú) je potrebné najskôr aktualizovať pomocou ikony ceruzky. Viď postup aktualizácie dokumentov vyššie.
Odoslanie dokumentu e-mailom
Vygenerovaný dokument je možné odoslať na e-mail zákazníka pomocou systémového e-mailu.
Vytvorenie prílohy v systémovom e-maile
Najskôr je potrebné dokument umiestniť do šablóny systémového e-mailu ako prílohu. Viac informácií v nápovede tu.
Odoslanie systémového e-mailu
Viac informácií, akými spôsobmi je možné odoslať systémový e-mail nájdete v nápovede tu.
Export dokumentov
Upgates umožňuje export Faktúr, Dobropisov a Účteniek podľa nápovede tu.
