Emaily

E-mail e-shopu

Tu nastavujete globálnu e-mailovú adresu vášho e-shopu, ktorá sa využíva pre odosielanie všeobecných automatických e-mailov generovaných systémom.

Má značku {$system_email} a tá sa využíva ako východisková e-mailová adresa v systémových e-mailoch alebo formulároch. Pokiaľ je ale správa odoslaná konkrétnym užívateľom administrácie (napr. správa zákazníkovi z detailu objednávky), táto správa bude odoslaná z e-mailovej adresy užívateľa, ktorú má nastavenú vo svojom profile.

Postup v administrácii

1. V menu administrácie zvoľte sekciu Nastavenia / Základné / Nastavenie obchodu.
2. V oddiele Komunikácia upravte pole Systémový e-mail {$system_email}.
3. Uložte vykonané zmeny.

E-mail užívateľa vs. e-mail e-shopu

Pokiaľ je správa odoslaná konkrétnym užívateľom administrácie (napr. správa zákazníkovi z detailu objednávky), táto správa bude odoslaná z e-mailovej adresy užívateľa, ktorú má nastavenú vo svojom profile. Teda nie z e-mailu e-shopu.

E-mailové adresy a ich overenie

Zoznam overených adries, z ktorých je možné zasielať e-mailové správy z administrácie e-shopu. Funkcia zaisťuje, aby boli všetky odchádzajúce e-maily z administrácie odosielané len z e-mailových adries, ktoré sú vo vlastníctve administrátora e-shopu a sú riadne overené. Ide o zaistenie bezpečnosti pred zneužitím systému Upgates pre zasielanie neoverených a spamových e-mailov. Systém sa takto bráni proti tomu, aby sa dostal na rôzne black listy.

Overené e-maily je možné následne použiť v moduloch systémové e-maily, e-mailing, správy, objednávky atď. Nie je možné so zákazníkmi komunikovať inak, ako cez overené e-maily.

Postup v administrácii

1. V menu administrácie zvoľte sekciu Nastavenia / E-maily / E-mailové adresy.
2. Kliknite na tlačidlo Nový.
   
3. Napíšte názov adresy.
4. Uložte.
5. Na daný e-mail vám systém odošle e-mailovú správu s požiadavkou na potvrdenie. 
6. Po potvrdení odkazu je adresa overená a zaradená do systému. Od tej chvíle sa začne pridávať do odoslaných e-mailových správ.

Automatické pridanie e-mailovej adresy

E-mail pre komunikáciu v module Nastavenia / Administrácia / Užívatelia a E-mail e-shopu v Nastavenia / Základné / Nastavenie obchodu sa automaticky pridáva tiež do modulu E-mailové adresy. Takto vložený e-mail čaká na overenie - dokiaľ v zaslanej potvrdzovacej správe nedôjde k jeho aktivácii pomocou odkazu. Dokiaľ nie je aktivovaná nová e-mailová adresa, používa sa e-mailová adresa pôvodná.

E-mailový podpis

E-mailový podpis e-shopu

V e-maile sa používa systémový (univerzálny) podpis, ktorý sa pomocou značky {$system_email_signature} využíva na rôznych miestach administrácie (napr. v systémových e-mailoch, v užívateľoch). 

1. V menu administrácie zvoľte sekciu Nastavenia / Základné / Nastavenie obchodu.
2. V oddiele Komunikácia upravte pole E-mailový podpis {$system_email_signature}.
3. Uložte vykonané zmeny.

POZOR! Svoj názov eshopu nevkladajte do zástupného znaku, znemožníte tým odoslanie emailov. Zástupný znak vezme váš názov projektu automaticky zo sekcie Nastavenia / Základné / Nastavenie obchodu - Hlavné - Názov e-shopu

E-mailový podpis užívateľa

Pokiaľ je správa odoslaná jedným z užívateľov administrácie (napr. správa zákazníkovi z detailu objednávky), táto správa bude odoslaná s podpisom užívateľa, ktorý má nastavený vo svojom profile.

Nastavenie v profile

1. V menu administrácie zvoľte sekciu Môj účet / Profil.
2. V poli Podpis vyplňte vlastný text podpisu.
3. Prípadne tu ponechajte zástupcu {$system_email_signature}, ktorý vloží E-mailový podpis e-shopu (viď vyššie).
4. Uložte.

Nastavenie v module Užívatelia

Jednotlivé podpisy môže administrátor nastaviť v module Užívatelia.

1. V menu administrácie zvoľte sekciu Nastavenia / Administrácia / Užívatelia.
2. Vyberte konkrétneho užívateľa alebo vytvorte nového (viac tu).
3. V poli Podpis vyplňte vlastný text podpisu.
4. Prípadne tu ponechajte zástupcu {$system_email_signature}, ktorý vloží E-mailový podpis e-shopu (viď vyššie).
5. Uložte.

E-maily na vašej vlastnej doméne

Z pohľadu zákazníka e-shopu je vždy dôveryhodnejšie, keď s ním e-shop komunikuje prostredníctvom e-mailu na vašej vlastnej doméne (napr. info@domena.sk).

Odosielanie systémových e-mailov

Ďalej, keď posielate zákazníkom e-maily z administrácie Upgates (napr. systémové e-maily, odpovede na otázky v správach atď.), v odosielateľovi sa vždy uvádza vaša e-mailová adresa. Táto e-mailová adresa musí byť výhradne na vašej vlastnej doméne (napr. info@moja-domena.sk). Na všeobecnej e-mailovej adrese ako napr. meno.priezvisko@zoznam.sk alebo meno@gmail.com to nie je možné. Preto je potrebné, aby ste si založili e-mailovú schránku na vlastnej doméne.

E-mailovú schránku si môžete zriadiť zadarmo u Upgates, pokiaľ ste už v ostrej prevádzke (viď ďalej) alebo u akéhokoľvek vlastného poskytovateľa domény (napr. Wedos, Active24, Forpsi a podobne).

E-mailová schránka od Upgates?

Väčšina e-shopov komunikuje so svojimi zákazníkmi prostredníctvom e-mailu na vlastnej doméne. Vyzerá to dôveryhodnejšie, ako keď zákazníkovi príde napr. faktúra od odosielateľa s e-mailom @gmail.com alebo @zoznam.sk. Takéto e-maily navyše neprejdú spamovým filtrom príjemcu, pokiaľ sú generované zo systému e-shopu. Preto je nutné si nastaviť e-mailovú schránku na vlastnej doméne. Ako to dosiahnuť?

• E-mailovú schránku na doméne už mám
  - E-maily si môžete ponechať u svojho doterajšieho poskytovateľa, na ktorého ste zvyknutí, pokiaľ vám umožní e-mailovú schránku u neho naďalej prevádzkovať. Nie je nutné e-maily zbytočne migrovať na Upgates.
• E-mailovú schránku na doméne ešte nemám
  - E-maily si môžete zriadiť u niektorého z bežných poskytovateľov hostingových služieb ako je wedos, active24, forpsi atď.
  - Pre tých, ktorí uprednostňujú mať všetko pod jednou strechou, ponúkame e-mailovú schránku na našich serveroch Upgates za podmienok uvedených v administrácii e-shopu pod Nastavenia / E-maily / E-mailová schránka. Stačí kontaktovať zákaznícku podporu a e-mailovú schránku vám zriadime. Kapacita e-mailovej schránky je 1GB a nie je obmedzená počtom emailov.
  V prípade zriadenia schránky u Upgates nastavenie DNS a MX záznamov sa vykonáva v administrácii domény u registrátora (tam, kde si zákazník doménu zakúpil). U každého registrátora to funguje trochu inak, a z tohto dôvodu nie je pre správu e-mailov bližší návod k dispozícii.

Odoslanie žiadosti o zriadenie e-mailovej schránky

Pre zriadenie e-mailovej schránky na vlastnej doméne je potrebné kontaktovať technickú podporu Upgates.

E-mailovú schránku je možné si u nás nechať založiť len pokiaľ je váš e-shop na ostrej doméne. Pokiaľ ste stále v skúšobnej verzii, nebude vám schránka založená.

Postup v administrácii

1. Kontaktujte technickú podporu (viac tu) a postupujte podľa informácií nižšie.
2. Do predmetu správy napíšte "Žiadosť o zriadenie e-mailovej schránky pre doménu XXXXXXX.XX". Vyplňte názov svojej domény.
3. Obvykle do 2 pracovných dní vám dorazia prihlasovacie údaje do rozhrania, kde môžete vykonávať správu e-mailovej schránky.
4. Vykonajte požadované nastavenie podľa inštrukcií v doručenej odpovedi.

Nastavenie domény

Pre e-mailové schránky zriadené cez Upgates posielame v tikete všetky údaje potrebné na nastavenie e-mailu. To zahŕňa tiež nastavenie MX záznamu.

Aktívny má byť len jeden MX záznam, zaslaný v tikete. Kontrolu MX záznamov je možné vykonať napr. službou MX Lookup Tool.

Pri doméne, na ktorej e-mailová schránka funguje, je potrebné tiež skontrolovať správne nastavenie DKIM a SPF záznamov. V opačnom prípade sa môže stať, že budú e-maily padať zákazníkom do spamu. Viac tu.

Prevod e-mailovej schránky Upgates

Obsah e-mailovej schránky vedenej u predchádzajúceho poskytovateľa e-mailových služieb pre Upgates je možné preniesť k nášmu novému poskytovateľovi e-mailov.

Postup prenosu e-mailov

1. Prihlásite sa do administrácie svojej novej e-mailovej schránky tu.
   
2. Na úvodnej stránke administrácie kliknete na záložku Synchronizačné úlohy.
3. V tejto záložke kliknete na jedno z tlačidiel Vytvoriť novú synchronizačnú úlohu.
4. Otvorí sa vyskakovacie okno, v ktorom je potrebné vyplniť nasledujúce údaje:
   
   
• Užívateľské meno: vyberte si e-mailovú adresu, do ktorej sa prenesú e-maily od pôvodného poskytovateľa e-mailovej schránky
• Meno hostiteľa: vložte hodnotu mail.m4u.cz
• Port: zadajte hodnotu 993
• Užívateľské meno: zadajte svoje užívateľské meno, s ktorým ste sa prihlasovali k pôvodnej e-mailovej schránke
• Heslo: zadajte svoje heslo, s ktorým ste sa prihlasovali k pôvodnej e-mailovej schránke
• Spôsob šifrovania: uistite sa, že je vybraná hodnota SSL
• Interval kontroly (minúty): zadajte hodnotu 1
• ostatné polia nechajte bez zmeny.
  
  
  
5. Kliknite na tlačidlo Pridať.
6. Vytvorí sa nová synchronizačná úloha, ktorá čaká na svoje prvé spustenie:
   
7. Akonáhle táto úloha prebehne, v stĺpci Úspech je graficky znázornený výsledok:
   
   
• Zelená fajka: úloha prebehla v poriadku a došlo k prenosu e-mailov.
• Červený krížik: počas spracovania úlohy došlo k chybe. Kontaktujte technickú podporu.
8. Pokiaľ úloha prebehne úspešne, potom ju môžete zmazať. V e-mailovej administrácii nie je možné vytvoriť len jednorazovú synchronizačnú úlohu.
   
9. Zmazanie úlohy vykonáte kliknutím na tlačidlo Zmazať.

Systémové e-maily

E-maily, ktoré sú odosielané priamo z administrácie e-shopu nazývame systémové. Viac tu.

Problémy s doručovaním e-mailov

Máte problém s doručiteľnosťou e-mailov zo systému Upgates, konkrétne nechodia systémové e-maily alebo sa ukladajú do SPAMu? Dôvody môžu byť nasledujúce:

E-maily na vlastnej doméne vs. freemaily

• Pokiaľ sa systémový e-mail (viac tu) posiela z e-mailu, ktorý je na vašej vlastnej doméne (viac tu) nemalo by dochádzať k jeho padaniu do SPAMu, pokiaľ máte správne nastavené SPF a DKIM záznamy (viď ďalej).
  Samozrejme pokiaľ príjemcovi označí e-mail za spam, či už úmyselne alebo omylom, potom poskytovatelia e-mailových služieb začnú e-maily z danej domény častejšie označovať ako spam. Je potrebné kontaktovať prevádzkovateľa konkrétnych e-mailových služieb, ktoré označujú e-maily za spamové.
• Problém nastáva v prípade rôznych freemailov typu @gmail.com, @zoznam.sk atď. Pre bezpečné zasielanie systémových e-mailov je teda nutné mať e-mailové adresy na vašej vlastnej doméne (viac tu).

Emaily sa neodosielajú na t-online.de

• Pokiaľ systémový email odchádza na túto mail doménu @t-online.de, avšak nie je možné ho doručiť, prosím kontaktujte priamo ich podporu cez email toda@rx.t-online.de, ktorý sa uvádza z ich strany v chybovej hláške pri nedoručení emailu .
  Z našej strany túto blokáciu bohužiaľ nie je možné riešiť, nejedná sa o blokáciu na našej strane.

Nastavenie SPF a DKIM na doméne e-shopu

1. Skontrolujte, či máte pri doméne vášho e-shopu (prípadne jazykových doménach) správne nastavené záznamy SPF a DKIM. Kontrolu vykonáte pomocou nápovede tu. 
2. Postupujte podľa pokynov v okne pre overenie. Pokiaľ je všetko v poriadku, prejdite ďalej.
3. Odošlite si e-mail z administrácie e-shopu do vlastnej e-mailovej schránky. Napr. z detailu objednávky si odošlite systémový e-mail s informáciou o prijatí objednávky.
4. Vo vašej e-mailovej schránke, kam bol e-mail doručený, otvorte zložku SPAM.
5. Zobrazte podrobnosti, prečo bola daná správa označená ako SPAM.
6. S najväčšou pravdepodobnosťou sa Vám zobrazí text, ako na obrázku nižšie.

Čo to môže znamenať?

• V tomto prípade je problém v tom, že sa správa podobá iným, ktoré boli kedysi označené ako spam. E-mailový prehliadač na základe týchto mechanizmov dáva e-maily do spamu zákazníkov. Správy s týmto obsahom do budúcnosti neposielajte.
• Ďalšou možnosťou je, že poskytovateľ e-mailu môže viesť vašu doménu ako spamovaciu. Pre viac informácií kontaktujte priamo daného poskytovateľa e-mailových služieb. Prípadne vykonajte kontrolu black listov viď nižšie.
• Chybu môže spôsobiť absencia SPF záznamov, ale tiež ich duplicita. Nie je možné mať 2 SPF záznamy. Avšak je možné ich údaje skombinovať. Spoja sa dokopy informácie z jedného a druhého záznamu. Spoločné informácie sa uvedú len raz.

Doména na blackliste

Pomocou online nástroja MXToolbox si môžete skontrolovať, či vaša doména nie je na nejakom blackliste.

1. Prejdite na stránku https://mxtoolbox.com.
2. Najskôr je potrebné zistiť IP adresu vašej domény. Viac podľa nápovede tu.
3. Kliknite na záložku Blacklists.
4. Zadajte Vašu doménu, ktorú máte nastavenú v e-shope s predponou "a:" (napr. a:domena.cz).
   
   
   
5. Kliknite na tlačidlo Blacklist Check.
6. Systém Vám následne zobrazí zoznam black listov.
   
7. OK znamená, že na black liste doména nefiguruje. LISTED znamená, že áno.
8. Blacklist UCEPROTECTL3 môžete ignorovať. Hlási nezmyselnú informáciu, že na black liste je celé datacentrum prevádzkovateľa Linode vrátane všetkých jeho serverov a užívateľov. To samozrejme nie je reálne, preto sa podľa tohto ukazovateľa žiadny e-mailový poskytovateľ neriadi a teda správy neblokuje. 
9. Uistite sa, že je to tá, ktorú máte mať zadanú podľa návodu tu.

Spoločnosť Microsoft, prevádzkujúca e-mailové služby Outlook a Hotmail, sa riadi svojimi internými blacklistami. Tie nie sú verejne dostupné, ani pravidlá, podľa ktorých Microsoft pridáva na tieto blacklisty. Preto sa nie je možné preventívne vyhnúť možnému pridaniu. V prípade nedoručenia e-mailu na Outlook alebo Hotmail kontaktujte našu technickú podporu. Viac tu.

Preposlanie e-mailu z vlastnej domény na vlastnú doménu

Pri e-mailoch na vlastnej doméne môže nastať problém s preposlaním kópie e-mailu z tejto domény na rovnakú doménu. Napr. odosielateľom je adresa email@upgates.cz a príjemcom v skrytej kópii je rovnako email@upgates.cz. Niektorí poskytovatelia e-mailových služieb nepodporujú tento spôsob odosielania. V prípade komplikácií si overte so svojím poskytovateľom e-mailových služieb, či túto funkciu podporuje.

Riešenie problému

Pokiaľ máte problém s doručiteľnosťou e-mailov zo systému Upgates, konkrétne nechodia systémové e-maily, dajte správu technickej podpore.

1. Uistite sa, že e-mailové správy posielate z e-mailovej adresy na vlastnej doméne.
2. Skontrolujte, či má vaša doména správne nastavené SPF a DKIM záznamy podľa postupu vyššie.
3. Pokiaľ vám prišla automatická odpoveď zo serveru príjemcu o nedoručení správy, skopírujte túto automatickú odpoveď a pošlite ju na technickú podporu Upgates.
4. Pokiaľ vám žiadna taká správa neprišla, pošlite aspoň e-mailovú adresu, na ktorú ste nedoručenú správu posielali a čo najpresnejšiu dobu, kedy ste odoslanie vykonali.
5. V prípade, že máte e-mailovú schránku od Upgates, skontrolujte si prosím v administrácii e-mailu, či máte správne nastavené DNS záznamy.