Fakturácia
Pri objednávke si môžete vytvoriť daňový doklad Faktúra. Tento dokument je už predvytvorený v administrácii. Jeho vzhľad si môžete upraviť v HTML editore (viac tu).
Faktúra má automaticky nastavený číselný rad. Viac tu.
Manuálne generovanie faktúr
- Manuálne v detaile objednávky (viac tu)
- Manuálne pomocou hromadných úprav v zozname objednávok (viac tu)
Automatické generovanie faktúr
Vytváranie faktúr je opakovaná činnosť, ktorú je možné automatizovať. Je vhodná pre také e-shopy, ktoré neriešia generovanie faktúr ručne, ale chcú ich mať vygenerované automaticky po vytvorení objednávky alebo po zaplatení platobnou bránou, prípadne na základe ručného zaškrtnutia objednávky ako zaplatená.
Pokiaľ dôjde spätne k úprave objednávky, môžete upraviť tiež údaje v dokumente podľa návodu tu.
Po vytvorení faktúry je možné ju aj následne automaticky odoslať zákazníkovi systémovým e-mailom podľa návodu tu.
Riziko tohto automatizovaného postupu je, že zákazník môže objednávku stornovať. Vzniká tak následná povinnosť vystaviť dokument Dobropis. Faktúra by sa z formálnych dôvodov nemala mazať, aj keď to systém Upgates umožňuje, pretože v číselnom rade faktúr nesmú vzniknúť diery. Viac viď číselné rady.
Postup v administrácii
- V menu administrácie zvoľte sekciu Nastavenia / Objednávky / Fakturácia.
- Vyplňte pole Vytvoriť faktúru automaticky.
- Po zaplatení - zákazník si tovar objedná, vytvorí sa objednávka a až po zaplatení v platobnej bráne alebo po ručnom zaškrtnutí objednávky ako zaplatená sa vytvorí faktúra. Viac tu.
- Po objednaní - hneď po dokončení objednávky máte k dispozícii všetky dostupné údaje pre vytvorenie faktúry. Často sa však stáva, že zákazník nedokončí platbu alebo objednávku stornuje a vy budete mať v týchto prípadoch už generovanú faktúru.
Aktualizácia faktúry
Existujúcu faktúru je potrebné ručne aktualizovať, aby sa v nej prejavili dodatočne vykonané zmeny v objednávke. To je možné ľahko vykonať pomocou tlačidla Aktualizovať.
Postup v administrácii
- Prejdite do sekcie Objednávky / Zoznam objednávok.
- Kliknite na požadovanú objednávku.
- Prejdite do oddielu Dokumenty.
- Kliknite na tlačidlo Aktualizovať.
- Existujúca faktúra sa aktualizuje podľa súčasného stavu objednávky. Pri faktúre sa ponechajú pôvodné dátumy (Dátum vystavenia atď.).
Hromadná aktualizácia faktúr
Existujúce faktúry je možné aktualizovať hromadne, aby sa v nich napr. prejavili zmeny v systéme generovania faktúr.
Postup v administrácii
- Prejdite do sekcie Objednávky / Zoznam objednávok.
- Označte si objednávky, pri ktorých potrebujete hromadne aktualizovať faktúry podľa nápovede tu.
- Pre špecifický výber objednávok môžete použiť filtrovanie, viac tu.
- V menu Vybrané položky pod zoznamom položiek vyberte hodnotu generovať dokumenty.
- Vo vyskakovacom okne zvoľte vo výbere Typ hodnotu Faktúra.
- Pokiaľ necháte pole dátumov prázdne, potom sa použijú pôvodné dátumy z existujúcich faktúr.
- Kliknite na tlačidlo Generovať.
Automatické odoslanie faktúry na e-mail
Aby bola správa e-shopu čo najjednoduchšia a rýchla, je obvykle potrebné automatizovať opakovane vykonávané úkony. To platí dvojnásobne predovšetkým pri odbavovaní objednávok. Nasledujúcim spôsobom nastavíte, že sa bude dokument faktúra automaticky generovať a odosielať pomocou systémového e-mailu zákazníkovi po objednaní alebo až po zaplatení.
Aby funkcia pracovala správne, je potrebné nastaviť tiež automatické vytváranie faktúr podľa návodu tu. V prípade, že nie je faktúra vygenerovaná v čase odoslania e-mailu, neodošle sa.
Postup v administrácii
- Vytvorte šablónu systémového e-mailu alebo použite niektorú existujúcu. Viac tu.
- Uistite sa, že v šablóne máte prílohu faktúry. Viac tu.
- V menu administrácie zvoľte sekciu Nastavenia / Objednávky / Fakturácia.
- Kliknite na pole Systémový e-mail.
- Zvoľte vytvorenú šablónu.
- Uložte.
Pridanie dodacej adresy do faktúry
Do faktúry môžete v administrácii ľahko pridať informácie o dodacej adrese zákazníka. Stačí túto možnosť aktivovať v nastavení. Na faktúre potom bude uvedená ako bežná fakturačná adresa, tak aj dodacia (pokiaľ je vyplnená).
Táto informácia je užitočná hlavne pre zamestnancov v sklade e-shopu pri expedícii zásielky.
Postup v administrácii
- V menu administrácie zvoľte sekciu Nastavenia / Objednávky / Fakturácia.
- Zaškrtnite pole Vkladať dodaciu adresu.
- Vykonané zmeny Uložte.
Poznámky vo faktúre
Do faktúry je možné nastaviť všeobecnú poznámku, napr. "Sme platcom DPH". Tá sa objaví vo všetkých vygenerovaných faktúrach, prípadne dobropisoch.
Všeobecná poznámka
V dokumente faktúry ide o dynamického zástupcu {$invoice->note}. Viac tu.
- V menu administrácie zvoľte sekciu Nastavenia / Objednávky / Fakturácia.
- Vyplňte pole Poznámka vo faktúre.
- Uložte.
Individuálna poznámka
Pod všeobecnou poznámku je možné vložiť tiež individuálnu poznámku, ktorú si môžete vyplniť priamo v detaile konkrétnej objednávky. Môžete tu uvádzať nejaké bližšie informácie o objednávke, špecifické požiadavky zákazníka atď.
V dokumente faktúry ide o dynamického zástupcu {$invoice->meta->invoice_note}. Viac tu.
- V menu administrácie zvoľte sekciu Objednávky / Zoznam objednávok.
- Kliknite na požadovanú objednávku.
- Prejdite do oddielu Vlastné pole.
- Vyplňte hodnotu vlastného poľa Poznámka vo faktúre. Pokiaľ toto preddefinované pole nie je k dispozícii, je potrebné ho najskôr pridať. Viac tu.
- Vykonané zmeny Uložte.
- Je potrebné aktualizovať dokument faktúra, pokiaľ je už vytvorený, aby sa v ňom prejavila zadaná poznámka.
Zaplatená faktúra
Pokiaľ je objednávka zaplatená ešte predtým, ako je vystavená faktúra, na faktúre sa objaví informácia "Neplaťte! Zaplatené dopredu". Zákazník tak omylom nezaplatí znova.
Pre vygenerovanie tejto faktúry je potrebné, aby objednávka mala zaškrtnuté zaplatené. Viac tu.
Pečiatka vo faktúre
Do faktúry, ale tiež dobropisu, je možné pridať do spodnej časti dokumentu pečiatku.
Pečiatka má obvykle len čiernobielu formu, často býva aj prekrytá podpisom. Do tejto podoby ju môžete dostať napríklad naskenovaním alebo aj vytvorením v grafickom editore ako napr. www.photopea.com.
Postup v administrácii
- Prejdite do Nastavenia / Objednávky / Dokumenty.
- Vyberte dokument Faktúra alebo Dobropis.
- Kliknite na pole Pečiatka.
- Pridajte obrázky zo správcu súborov. Viac tu.
- Uložte.
Zobrazenie v dokumente
Pečiatka sa vo východiskovom nastavení šablón dokumentov zobrazuje pod Celkovou cenou objednávky.
Dobropisy
Faktúry by ste nemali mazať, pokiaľ nejde o poslednú faktúru v číselnom rade. Systém síce toto dovoľuje, ale došlo by k vytvoreniu medzery v číselnom rade, čo je proti účtovníckym zásadám. Riešením je vystavenie dobropisu.
Pokiaľ sa potrebujete konkrétnej faktúry zbaviť, nemažte ju, ale vystavte pri danej objednávke dokument Dobropis. Je rovnako už predvytvorený v administrácii e-shopu a má nastavený číselný rad, pretože ide o daňový doklad.
Stačí pridať nový dokument Dobropis v detaile objednávky. Viac tu.
Dobropis je možné vygenerovať iba ak už existuje faktúra. V opačnom prípade je potrebné najskôr vygenerovať faktúru a potom dobropis.
Dobropisovať môžete celú hodnotu faktúry alebo len určité položky vo faktúre (viď náhľad). Dobropisované produkty sa automaticky nevracajú na sklad, tzn. ich skladová zásoba sa automaticky nenavýši o dobropisovaný počet kusov.
Vrátenie platby
Pokiaľ bola objednávka zaplatená dopredu (cez platobnú bránu, bankovým prevodom apod.), vystavením dobropisu nedôjde k automatickému vráteniu financií zákazníkovi. Je potrebné zaplatenú sumu za objednávku vrátiť ručne (cez administráciu platobnej brány, odoslať späť na bankový účet zákazníka apod.).
Kurz meny na faktúre a dobropise
Na daňových dokladoch sa pre daňové účely musí z legislatívnych dôvodov vždy uvádzať kurz meny podľa ČNB prípadne ECB. Nepoužíva sa kurz podľa vlastného nastavenia v administrácii.
Prevádzkovateľ obchodu je povinný vzhľadom k svojim daňovým povinnostiam uvádzať aktuálny skutočný kurz. V opačnom prípade by mohlo dôjsť ku kráteniu dane. Túto funkcionalitu nie je možné v rámci administrácie zmeniť.
Rekapitulácia DPH pri predaji do zahraničia a iná mena
Napr. český e-shop (predvolená mena Kč) predáva aj na Slovensko s menou EUR. Na faktúre s EUR bude vždy rekapitulácia DPH pre českú menu (teda východiskovú menu pre e-shop). Táto rekapitulácia sa vždy automaticky počíta podľa kurzu ČNB. Tento prepočet nie je možné v našom systéme nastaviť na iný spôsob.
Import a export faktúr
Import faktúr do Upgates aktuálne nie je možný. Export môžete vykonávať podľa nápovede tu.
