Objednávky

Objednávky sú schránky obsahujúce rôzne dokumenty a informácie o zakúpených produktoch a zákazníkovi.

Zoznam objednávok

Na zozname objednávok sa nachádzajú všetky objednávky, ktoré sú vytvorené vo vašom e-shope, alebo boli vytvorené externými systémami.

Kde zoznam objednávok nájsť:

• V menu administrácie zvoľte sekciu Objednávky a podkategóriu Zoznam objednávok.

Filtrace v seznamu objednávek

Objednávky si možno ľahko vyfiltrovať podľa ich stavu pomocou ponuky nad zoznamom objednávok (Všetko, Prijatá, atď.).

Náhľad detailov v zozname objednávok

Po nabehnutí na počet produktov v stĺpci Číslo objednávky sa objaví detailnejší náhľad pre danú objednávku. Ten zahŕňa objednané produkty a tiež detaily zákazníka vrátane dodatočných poznámok.

Detail objednávky

Pokiaľ v zozname objednávok kliknete na číslo objednávky, zobrazí sa jej detail, ktorý obsahuje

• Zobrazí sa detail objednávky, ktorý obsahuje nasledujúce záložky.
  • Popis - Základné informácie o stave objednávky, nakúpených produktoch, spôsobe dopravy a platby. Ďalej obsahuje vygenerované dokumenty, exporty do rôznych externých služieb atď.
  • Zákazník - Údaje o zákazníkovi, ktoré vyplnil v košíku. Možnosť prekliku na profil v prípade, že je zákazník registrovaný.
  • História - Záznamy zmien vykonaných v rámci administrácie. Zistíte, kedy a kto zmenu vykonal, o aký typ zmeny šlo, vrátane podrobných údajov o tom, ako to vyzeralo pred a po zmene.

Vytvorenie objednávky

Objednávky sa vytvára niekoľkými spôsobmi:

• Automaticky - na základe dokončenej objednávky zákazníkom v košíku na e-shope
• Manuálne - vami / vašim správcom v administrácii e-shopu
• Importom - Objednávky je možné zakladať aj importom, poprípade externe (napríklad napojením na služby 3. strán.) Viac v našej dokumentácii

Ručné vytváranie objednávok

Pokiaľ potrebujete vytvoriť objednávku ručne, je možné to urobiť v prostredí administrácie nasledujúcim spôsobom. Pri tomto spôsobe založenia objednávky je potrebné postupne vložiť všetky informácie od detailu zákazníka až po samotné produkty, spôsob dopravy atď. 

Postup v administrácii

1. V menu administrácie zvoľte sekciu Objednávky / Zoznam objednávok.
2. Kliknite na tlačidlo "+ Nová".
   
3. Vo vyskakovacom okne je už dopredu vybraná možnosť generovať dokument Objednávka.
   Prípadne si môžete zvoliť ďalšie vlastné dokumenty, pokiaľ máte vytvorenú ich šablónu. Viac tu.
   
4. Kliknite Vytvoriť.
5. Vyplňte za zákazníka požadované informácie.
6. Kliknite Uložiť.

Pokladňa

Pre rýchle vytvorenie objednávky v administrácii je samozrejme ideálny modul Pokladňa. Vďaka nemu napr. jednoducho vybavíte požiadavky zákazníkov na predajni. Viac tu.

Zmazanie objednávky

Objednávky môžete zmazať podľa návodu tu.

Zobrazenie zmazaných objednávok

Zobraziť si objednávku môžete pomocou Filtrov nad zoznamom objednávok.

1. Zvoľte sekciu Objednávky / Zoznam objednávok.
2. Rozkliknite možnosť Filter. Viac tu.
3. Zaškrtnite pole Zmazané.
4. Kliknite na tlačidlo Zobraziť.

Obnovenie zmazanej objednávky

Môže sa stať, že objednávku zmažete omylom. Nevadí. Upgates ju dokáže obnoviť.

1. Aplikujte filter podľa predchádzajúceho postupu.
2. Zvoľte objednávku, ktorú chcete obnoviť.
3. V jej detaile sa objaví upozornenie s odkazom Obnoviť.

Označenie objednávok

Objednávka vyriešená (ikonka vlajočky)

Pre lepší prehľad, ktorá objednávka je už vyriešená a ktorá zatiaľ nie, môžete používať funkciu pre zaškrtnutie alebo odškrtnutie ikony vlajočky. Ide len o internú informáciu pre vás a vašich zamestnancov.

• Aktivácia - prejaví sa ako tmavá vlajka.
• Deaktivácia - prejaví sa ako biela vlajka.

Manuálne nastavenie

Aktivovať / deaktivovať ikonu vlajočky je možné v detaile objednávky v jej hornej časti vpravo.

• V menu administrácie zvoľte sekciu Objednávky / Zoznam objednávok.
• Kliknite na požadovanú položku.
• Uistite sa, či máte vybranú záložku Popis.
• V pravej hornej časti objednávky kliknite na tlačidlo Nevyriešené. Po kliknutí sa objednávka označí ako Vyriešené.

Pre rovnaký účel sa ikona vlajočky používa tiež pri jednotlivých položkách objednávky.

Hromadné nastavenia

Upgates umožňuje aktivovať / deaktivovať vlajočku Vyriešené tiež pomocou hromadných úprav. Viac tu.

Automatické nastavenia

Automatika vám urýchli prácu v administrácii pri odbavovaní objednávok. Pri zmene stavu objednávky môže dôjsť zároveň k jej automatickému označeniu ako Vyriešená. 

1. V menu administrácie zvoľte sekciu Nastavenia / Objednávky / Stavy.
2. Kliknite na stav, pri ktorom sa má označenie vykonať.
3. Zaškrtnite pole Označiť ako vyriešené.
4. Uložte.

Objednávka zaplatená

Slúži pre administrátora ako informácie o zaplatení objednávky.

Na jej základe je možné nastaviť Automatické generovanie faktúr (viac tu). Tzn. pokiaľ je objednávka v stave, ktorý má zaškrtnuté pole Zaplatené, vygeneruje sa faktúra.

Pri platbách uskutočnených prostredníctvom platobnej brány sa pole zaškrtne automaticky po vykonaní platby. Pri splátkovom predaji nie.

Pokiaľ je objednávka označená ako "zaplatená", nedochádza už k automatickej zmene jej stavu na základe zaslanej informácie z platobnej brány. Niektoré platobné brány posielajú opakovane informácie k objednávkam, ktoré sú cez ne platené. Odškrtnutím poľa Zaplatené by tak mohlo dôjsť k nechceným zmenám pri danej objednávke (zmena stavu a odoslanie nadväzujúcich e-mailov apod.).

Manuálne nastavenia

Označiť objednávku ako zaplatenú môžete v jej detaile.

• V menu administrácie zvoľte sekciu Objednávky / Zoznam objednávok.
• Kliknite na požadovanú položku.
• Uistite sa, či máte vybranú záložku Popis.
• Nabehnite do oddielu Hlavné.
• Pri funkcii Zaplatené zaškrtnite pole.
  
• Vykonané zmeny Uložte.

Hromadné nastavenia

Upgates umožňuje označiť objednávku ako zaplatenú / nezaplatenú tiež pomocou hromadných úprav. Viac tu.

Automatické nastavenia

Automatika vám urýchli prácu v administrácii pri odbavovaní objednávok. Pri zmene stavu objednávky môže dôjsť zároveň k jej automatickému označeniu ako Zaplatená. 

1. V menu administrácie zvoľte sekciu Nastavenia / Objednávky / Stavy.
2. Kliknite na stav, pri ktorom sa má označenie vykonať.
3. Zaškrtnite pole Označiť ako zaplatené.
4. Uložte.

Nezaplatené objednávky

Pokiaľ sa vám často stáva, že zákazník objednávku nezaplatí, môžete využiť funkciu Upozornenie pre nezaplatené objednávky, ktorá takému zákazníkovi pošle automaticky email s výzvou na zaplatenie.

Ako email vyzerá?

Ako aktivovať funkciu?

1. Prejdite do sekcie Nastavenia / Objednávky / Rozšírené
2. V poli Aktívne, zvoľte hodnotu Áno.

Nastavenie podmienky pre upozornenie

• Systémový email - Vyberte systémový email, ktorý bude po splnení podmienky odoslaný.
• Platby - Vyberte pre ktoré typy platieb bude upozornenie odchádzať.
• Typ intervalu - Obsahuje hodnoty Deň a Hod. Určuje či k odoslaniu upozornenia dôjde v poriadku dní, alebo hodín.
• Hodnota intervalu - Môžete zapísať ľubovoľnú číselnú hodnotu, určujúcu po koľkých dňoch, alebo hodinách, k odoslaniu dôjde.

Priebeh automatizácie

Automatizácia sa spúšťa v pravidelných intervaloch.
Pokiaľ objednávka spĺňa zadanú podmienku, email bude odoslaný. Pokiaľ podmienka splnená nebude čaká sa do ďalšej vykonanej kontroly.

Pokiaľ však objednávka nespĺňa podmienku, zapíše sa u nej čas kontroly a už sa znovu prechádzať nebude.
Pri takejto objednávke sa následne v detaile objednávky v sekcii História zobrazí hláška, ktorá určuje prečo nebol email odoslaný.

Možné príčiny neposlania e-mailu:

• Objednávka nemá rovnaký typ platby, ktorý je v podmienke definovaný.
• Objednávka už bola zaplatená.
• Objednávka je v stave storno.

Podmienka sa spúšťa iba na objednávky, ktoré vzniknú po aktivácii tejto automatizácie.

Pozor! Systémový email Objednávka pripomienka platby má systémovo predpripravené premenné a podmienky pre jeho správne použitie. To znamená, že je vytvorený iba pre objednávky, ktoré majú platby typu Platba online (kartou) a Bankový prevod. Pokiaľ email nastavíte / odošlete pri objednávke, ktorá takýto typ platby nemá, nemusí byť email korektne napísaný. Pokiaľ si budete chcieť podmienku upraviť, môžete postupovať podľa náši napovedy.

Zaplatené objednávky

Každá objednávka má možnosť prepojiť sa na platobnú bránu. Vďaka tomu sa objednávka dokáže sama nastaviť ako zaplatená.

Akonáhle sa objednávka cez platobnú bránu zaplatí, prepne sa automaticky do stavu Platba úspešná.

Automatické nastavenie objednávky ako zaplatená

1. Prejdite do sekcie Nastavenia / Objednávky - Stavy,
2. Nájdite stav Platba úspešná a otvorte jej detail,
3. V sekcii Automatické operácie zaškrtnite checkbox pre Označiť ako zaplatené,
4. Uložte.

Týmto sa bude vždy objednávka v tomto stave označovať ako zaplatená.

Automatické nastavenie poďakovania za zaplatenie

Pokiaľ ešte nemáte vytvorte si vlastný email s poďakovaním. Potom..

1. Prejdite do sekcie Nastavenia / Objednávky - Stavy,
2. Nájdite stav Platba úspešná a otvorte jej detail,
3. V sekcii Automatické operácie v poli Odoslať systémový email vyberte vami vytvorený email s poďakovaním,
4. Uložte.

Týmto sa bude vždy pri objednávke s týmto stavom odosielať email s poďakovaním za zaplatenie.

Hromadné operácie pri objednávkach

Objednávky je možné spracovávať tiež hromadnými úpravami (viac tu) alebo cez režim úprav (viac tu).

Z dôvodu náročnosti niektorých operácií sa vybrané úkony vykonávajú na pozadí s oneskorením. Týka sa to nasledujúcich situácií:

• Zmeniť stav (buď cez hromadné úpravy alebo cez režim úprav) - stav sa zmení hneď, e-mail a SMS (pokiaľ sú na stav naviazané) sa pošlú na pozadí s oneskorením.
• Označiť ako zaplatené (buď cez hromadné úpravy alebo cez režim úprav) - zaplatené sa nastaví hneď, ale faktúra popr. e-mail (pokiaľ sú nastavené, viac tu) sa pošlú na pozadí s oneskorením.
• Balíkobot objednanie zvozu - do Balíkobotu sa žiadosť pošle okamžite. Ale súvisiaca zmena stavu objednávky (pokiaľ je nastavená, viac tu), e-mail alebo SMS (pokiaľ sú na stav objednávky naviazané, viac tu) sa pošlú na pozadí s oneskorením.
• Export PDF - generovanie PDF dokumentov podľa zvoleného typu prebehne na pozadí s oneskorením.
• Generovať dokumenty - faktúra - pri požiadavke na hromadné generovanie do 5 položiek sa vykoná operácia ihneď. Pri väčšom počte sa dokumenty vytvoria na pozadí s oneskorením (popr. sa pošle e-mail, pokiaľ je nastavený - viac tu).

Pri všetkých operáciách na pozadí sa do Histórie objednávky zapíše informácia o tom, že dôjde k vykonaniu operácie s oneskorením (napr. E-mail bude odoslaný).

Operácie na pozadí sa vykonajú najneskôr do 5 minút.

Zlúčenie objednávok

Jednotlivé objednávky je možné zlúčiť v administrácii e-shopu do jednej novej objednávky. V nej budú obsiahnuté všetky produkty z pôvodných objednávok.

Do novo vzniknutej objednávky sa prekopírujú nasledujúce údaje, pokiaľ sú rovnaké vo všetkých zlučovaných objednávkach:

• zákaznícke údaje,
• typ platby (vrátane ceny),
• typ dopravy (vrátane ceny).

Pri zlúčenej objednávke je možné v záložke História dohľadať, z ktorých objednávok došlo k zlúčeniu.

Postup v administrácii

1. Zvoľte sekciu Objednávky / Zoznam objednávok.
2. Zaškrtnutím vyberte objednávky, ktoré si prajete zlúčiť. Výber vykonáte postupom pre hromadné spracovanie položiek. Viac tu.
3. Pod zoznamom objednávok vyberte vo vysúvacom menu Vybrané položky voľbu zlúčiť.
4. Potom sa otvorí vyskakovacie okno s voľbami, ako sa majú spracovať pôvodné zlučované objednávky.
5. Vytvorí sa nový obchodný prípad, v ktorom je potrebné vytvoriť novú objednávku v oddiele Dokumenty tlačidlom + Objednávka.

Duplikácia objednávky

Duplikovanie je možné vykonať v zozname objednávok aj v detaile samotnej objednávky.

Postup v administrácii - zo zoznamu objednávok

1. Zvoľte sekciu Objednávky / Zoznam objednávok.
2. Na konci každého riadku objednávky sa nachádzajú akčné tlačidlá. Kliknite na tlačidlo pre duplikáciu objednávky.
   
3. Budete presmerovaní do detailu zduplikovanej objednávky.

Postup v administrácii - z detailu objednávky

1. Zvoľte sekciu Objednávky / Zoznam objednávok.
2. Prejdite do detailu konkrétnej objednávky.
3. V pravej časti nabehnite myšou na ikonu tlačidla Viac a kliknite na Duplikovať.
   
4. Budete presmerovaní do detailu zduplikovanej objednávky.

Pri duplikácii objednávky sa ako variabilný symbol vloží číslo z číselného radu obchodného prípadu, nie objednávky.

Priloženie súboru k objednávke

Tip! Vďaka prepojeniu na API, môžete tak s prehľadom riešiť napríklad distribúciu elektronických kľúčov (licencií) pre digitálne produkty.

Prílohy do objednávky z vašej strany je možné vložiť v sekcii Objednávky / Zoznam objednávok. Vyberte objednávku, do ktorej chcete prílohu zvoliť a prejdite do jej detailu.

V sekcii Hlavné / Prílohy môžete pomocou tlačidla "+ Nový" pridávať súbory a odkazy, ktoré chcete, aby zákazník mal pri objednávke k dispozícii.
Vkladať môžete obrázky a súbory priamo z disku, vložiť URL odkaz, alebo nahrať úplne nový súbor z vášho počítača (zariadenia).

Súbory takto vložené do objednávky sa ukladajú k vám do úložiska súborov, avšak nie sú vidieť, pozor tak na vymedzený diskový priestor.
Pokiaľ chcete do objednávky vložiť súbor, ktorý už vo vašom úložisku existuje, vložte ho ako odkaz. Opätovným vložením súboru do objednávky by ste tak vytvorili zbytočne duplicitný súbor.

Pozor! Dbajte prosím na veľkosť pridávaného súboru. Prílohy, ktoré do objednávky vkladáte totiž môžete mať nastavené tak, aby odchádzali do emailu zákazníkovi. Veľkosť súboru tak môže ovplyvniť správne dokončenie tohto procesu, pretože veľké súbory nemožno cez emaily posielať.

Mazanie príloh v objednávkach

Pokiaľ budete chcieť vykonať zmazanie prílohy z vášho úložiska môžete to urobiť v štatistikách využitia diskového priestoru.

Kliknutím na ikonku koša (zmazať), sa vám zobrazí nové pop-up okno. V tomto okne nastavte dátum, podľa ktorého sa všetky objednávky staršie ako vami nastavený dátum zmažú. Týmto zmizne aj z detailu objednávok a nebude možné ich zákazníkom snovu stiahnuť.

Prílohy v emaile

Prílohy v emaile sú automaticky pridané do systémových emailových šablón. Ak máte šablóny vlastné (upravené) prílohy v nich nemusia byť obsiahnuté.

Zobrazenie v objednávke

Prílohy sa zákazníkovi v objednávke budú zobrazovať v Užívateľskej sekcii po prihlásení.

Dokumenty objednávky

K objednávke je možné vytvoriť niekoľko typov dokumentov (Faktúra, dobropis, účtenka, alebo aj vlastné). Viac sa dozviete v naši napovede o dokumentoch.

Pozor! Objednávky a dokumenty sú uchovávané v Upgates iba 1 rok.

Zmena DPH v objednávke

Systém umožňuje zmeniť sadzbu DPH pri už prijatej objednávke. To je možné použiť tiež pri fakturácii prenesenej daňovej povinnosti.

Pokiaľ si chcete overiť, či je zákazník platcom DPH, prejdite do záložky Zákazník a pri poli DIČ kliknite na Overiť platcu DPH.

Postup v administrácii

1. V menu administrácie zvoľte sekciu Objednávky / Zoznam objednávok.
2. Vyberte objednávku.
3. Uistite sa, že ste v záložke Popis.
4. Prejdite do oddielu Položky.
5. Kliknite na tlačidlo "Zmeniť DPH".
   
6. Z vysúvacej ponuky zvoľte sadzbu DPH, ktorá sa má nastaviť pri všetkých položkách
7. Zmenu potvrďte vo vyskakovacom okne.

Zmena DPH pri objednávke z e-shopu

Funkciu je možné použiť aj v prípade, že dorazí objednávka z e-shopu, ktorá má už odobrané DPH na základe aktívnej automatickej funkcie Nákup bez DPH pre platcov (viď nižšie).

Nákup bez DPH pre platcov

Ďalšou možnosťou je zrušiť DPH už v rámci objednávkového procesu v košíku na e-shope. Viac tu.

Objednávka v režime platca DPH

Tento údaj informuje o tom, či bol v dobe vytvorenia objednávky prevádzkovateľ e-shopu platcom DPH. Zmenou je možné prepnúť spôsob aktuálneho spracovania objednávky.

Napr. skoršiu objednávku vytvorenú ako prevádzkovateľ e-shopu / neplatca DPH môžete zmeniť na platca DPH. A potom si nastaviť pri položkách potrebné sadzby DPH podľa zákonných povinností.

Postup v administrácii

1. Zvoľte sekciu Objednávky / Zoznam objednávok.
2. Prejdite do detailu konkrétnej objednávky.
3. Na stránke prejdite do oddielu Rozšírené.
4. Podľa potreby zmeňte zaškrtnutie poľa Objednávka v režime platca DPH.
5. Zmenu uložte.

Automatická tlač objednávok (MS Outlook)

Automatická tlač objednávok sa realizuje pomocou aplikácie Microsoft Outlook. Základný princíp spočíva v tom, že sa po založení objednávky automaticky odošle systémový e-mail s objednávkou v skrytej kópii do e-mailu, ktorý je nastavený tak, aby všetku prichádzajúcu poštu odovzdal na tlač.

1. Založte si novú e-mailovú schránku (napr. tlač@domena.sk).
2. Prepojte ju so svojím Microsoft Outlookom.
3. Pre túto schránku nastavte v Microsoft Outlooku nové pravidlo, ktoré bude tlačiť prichádzajúce správy alebo ich prílohy.
• Sekcia Domov / Pravidlá / Vytvoriť pravidlo.
• Zvoľte Rozšírené nastavenie.
• Vyberte podmienky pre tlač (všetky prichádzajúce správy).
• Kliknite Ďalšie.
• Zvoľte Tlač.
• Kliknite Dokončiť.
4. V administrácii e-shopu nastavte skrytú kópiu pre systémové e-maily, ktoré sú spojené s vytvorením objednávky (návod):
• Objednávka prijatá (prihlásený),
• Objednávka prijatá (prihlásený, bankový prevod),
• Objednávka prijatá (neprihlásený),
• Objednávka prijatá (neprihlásený, bankový prevod).
5. Overte funkčnosť a správne nastavenie vytvorením novej testovacej objednávky. Tá teraz pošle skrytú kópiu na vami nastavenú adresu. Po otvorení aplikácie Microsoft Office sa následne e-mail automaticky odošle na tlač.

Automatizácia procesov a objednávok

Pokročilú automatizáciu procesov a spracovanie objednávok môžete implementovať prostredníctvom doplnkov alebo služieb externých agentúr. Našu aktuálnu ponuku nájdete tu.

Vzorové dokumenty na stiahnutie

Nižšie si môžete stiahnuť nasledujúce vzorové dokumenty:

• Odstúpenie od kúpnej zmluvy
• Reklamácia
• Súhlas so spracovaním osobných údajov