Systémové emaily

E-mailové správy zasielané zákazníkovi zo systému administrácie sú väčšinou reakciou na udalosť vykonanú zákazníkom alebo administrátorom e-shopu. Napr. zákazník vykoná objednávku, registráciu, opýta sa na niečo v kontaktnom formulári, nechá si vygenerovať zabudnuté heslo, zmení sa stav objednávky atď. 

Možnosti zasielania správ zo systému

Automatické

Východiskové (prednastavené) systémové e-maily sa odošlú automaticky zo systému, kedykoľvek vznikne nejaká konkrétna udalosť. Napr. zákazník objedná, registruje sa, požiada o zmenu hesla atď. Tieto automatické udalosti nie je možné užívateľsky prenastaviť.

Rovnako je možné automaticky odoslať systémový e-mail pri zmene stavu objednávky. Viac tu.

Manuálne

Systémové e-maily je možné použiť tiež ako šablóny pre manuálne zasielanie správ zákazníkovi z administrácie e-shopu (napr. z detailu objednávky alebo zo správy). Pokiaľ teda posielate opakujúce sa e-mailové správy, vytvorením systémovej šablóny si zefektívnite prácu.

Vytvorenie systémového e-mailu

V systéme máte vo východiskovom stave prednastavené systémové e-maily. Tie môžete editovať alebo si založiť vlastné, úplne nové.

Postup v administrácii

1. Pre zobrazenie systémových e-mailov prejdite do Nastavenia / E-maily / Systémové e-maily.
2. Kliknutím na ikonku sa zobrazí tip s rýchlou nápovedou, čo daný systémový e-mail znamená a kedy sa automaticky odošle.
3. Kliknite na tlačidlo + Nový alebo upravte existujúcu kliknutím na názov.
4. Obsah e-mailu môžete upraviť dvoma spôsobmi:
   • Textový editor: úprava vo vizuálnej podobe pomocou textového editora. Viac tu.
   • Editor kódu: úprava kódu HTML pomocou editora kódu.
   
5. Upravte obsah podľa potreby.
6. V emaile je možné použiť dynamických zástupcov. Ich aktuálny zoznam nájdete v oddiele Zástupcovia v danej emailovej šablóne. Ohľadom ich použitia sa dozviete viac tu.
7. Uložte.

Chyba pri ukladaní šablóny

Ak systém pri ukladaníemailové šablóny hlási chybu, znamená to, že ste v šablóne e-mailu použili niektoré nepovolené znaky. Zvyčajne ide napríklad o ikony emoji, ktoré ste vložili skopírovaním z iných webových stránok, alebo nepodporované premenné.

Pri vkladaní štýlov alebo skriptov do kódu je potrebné pridať medzeru za každú začínajúcu a pred každú zloženú koncovú zátvorku. Pokiaľ na zložené zátvorky ihneď nadväzuje iný znak, systém to pri kontrole vyhodnotí ako chybu kódu. Šablóna kvôli tomu nepôjde uložiť.

Overenie vzhľadu systémového e-mailu

Po vytvorení alebo úprave šablóny systémového e-mailu je možné si zaslať jeho ukážku pre overenie vzhľadu. Odoslanie je možné vykonať len na overené e-mailové adresy v administrácii e-shopu. Viac tu.

Postup v administrácii

1. Prejdite do sekcie Nastavenia / E-maily / Systémové e-maily.
2. Kliknite na existujúcu e-mailovú šablónu alebo vytvorte novú.
3. Pre overenie vzhľadu zaslaním ukážkového e-mailu kliknite na tlačidlo NÁHĽAD.
4. Vyberte niektorú z overených e-mailových adries.
5. Kliknite na tlačidlo ODOSLAŤ.

Spracovanie obrázkov v systémových e-mailoch

Šablóny systémových e-mailov (potvrdenie objednávky atď.) majú štandardne obrázky priložené v e-maile. V samotnom tele e-mailu sú použité interné odkazy na tieto priložené obrázky. Týmto spôsobom je zaistené, že sa obsah bude zobrazovať bez otázky na stiahnutie vzdialených obrázkov.

V newsletteri sú obrázky vkladané formou odkazu na zdrojový obrázok v e-shope. Tým pádom sa v e-maile klientovi môže zobraziť bezpečnostné upozornenie, či sa majú načítať vzdialené obrázky.

Popísané spôsoby spracovania obrázkov na strane systému nie je možné zmeniť.

Odoslanie systémového e-mailu

Systémový e-mail je možné z administrácie e-shopu odoslať zákazníkovi nasledujúcimi spôsobmi:

Ručne z detailu objednávky

1. V menu administrácie zvoľte sekciu Objednávky / Zoznam objednávok.
2. Kliknutím na ikonu ceruzky prejdite na detail vybranej položky.
3. Pod názvom položky nabehnite myšou na tlačidlo E-mail.
4. Zobrazí sa otváracie menu s ponukou vytvorených systémových e-mailov podľa Nastavenia / E-maily / Systémové e-maily.
   
5. Kliknutím na vybranú položku sa otvorí okno s predvyplnenými údajmi zo systémového e-mailu.
6. Vykonajte prípadné zmeny a Uložte.

Automaticky pri zmene stavu objednávky

Systémový e-mail sa môže odoslať automaticky pri zmene stavu objednávky. Viac informácií tu.

Ručne v odpovedi na správu

Pokiaľ si chcete predpripraviť odpovede na časté otázky zákazníkov, je možné toto vyriešiť pomocou systémových e-mailov. Viac informácií tu.

Jazyková mutácia správy

V prípade, že váš e-shop využíva viacero jazykových mutácií, zákazníkovi sa odošle správa v tom jazyku, na ktorého jazykovej mutácii správu založil.

Skrytá kópia

Pokiaľ vyplníte pole Skrytá kópia správy, pošle sa správa v kópii tiež na daný email. Týmto spôsobom môžete archivovať na danom e-maile všetky odoslané systémové e-maily.

V poli je vo východiskovom stave prednastavený E-mail e-shopu {$system_email}. Avšak ten je možné podľa potreby zmeniť.

Postup v administrácii

1. V menu administrácie zvoľte sekciu Nastavenia / E-maily / Systémové e-maily.
2. Kliknite na šablónu, ktorej skrytú kópiu chcete zmeniť.
3. V oddiele Text vyplňte do poľa Skrytá kópia požadovaný e-mail (buď dynamicky {$system_email} alebo v bežnej forme jmeno@vas-email.cz)
4. Uložte.

Riešenie problémov 

V prípade, že sa vám skrytý e-mail neodosiela tak ako má, skontrolujte nasledujúce:

• Overte svoje nastavenie domény (viac tu) a prípadne opravte hlásené chyby.
• Niektoré servery majú nastavené filtrovanie správ tak, že nedovolia rovnakého príjemcu a odosielateľa. Pre kontrolu kontaktujte prevádzkovateľa vášho e-mailu. 
• Skúste nastaviť do kópie inú overenú e-mailovú adresu (viac tu), či sa správa doručí.  
• Pokiaľ ani jeden z uvedených postupov nepomôže, kontaktujte našu technickú podporu (viac tu).

Prílohy

Text správy si vypĺňajte v textovom editore podobne ako keď píšete obsah stránky e-shopu.

Do prílohy je možné vložiť dokumenty, napr. objednávku alebo faktúru, alebo akýkoľvek súbor.

Přílohy systémových dokumentů

1. V menu administrácie zvoľte sekciu Nastavenia / Emaily / Systémové emaily.
2. Kliknite na šablónu, ktorú chcete upravovať.
3. V oddiele Dokumenty vyberte systémové dokumenty pre priloženie k systémovému emailu, ak v danej chvíli existujú.
   
4. Uložte

Postup v administrácii

1. V menu administrácie zvoľte sekciu Nastavenia / E-maily / Systémové e-maily.
2. Kliknite na šablónu, ktorú chcete upravovať.
3. V oddiele Prílohy vyberte Dokumenty, ktoré sa priložia k systémovému e-mailu, pokiaľ v tej chvíli existujú. 
4. V oddiele Prílohy vložte Súbor, ktorý sa odošle ako príloha systémového e-mailu. Ten je potrebné najskôr nahrať do Správcu súborov (viac tu). Súborom môže byť napr. PDF s obchodnými podmienkami atď.
   
5. Uložte.

Generovanie neexistujúceho dokumentu

Môže sa stať, že odošlete systémový e-mail, v ktorého prílohe je nastavený dokument, ktorý však nebol zatiaľ vygenerovaný. Prípadne systém automaticky vygeneruje e-mail zákazníkovi na základe zmeny stavu objednávky. Viac tu.

Podľa typu dokumentu môžu nastať tieto situácie:

• Faktúra, dobropis, účtenka - pokiaľ zatiaľ neexistujú, nedôjde k ich dogenerovaniu a zákazníkovi sa neodošlú.
• Objednávka a ostatné - pokiaľ zatiaľ neexistujú, dôjde k ich dogenerovaniu a zákazníkovi sa odošlú.

Logo v systémových e-mailoch

Pri logu generovanom do systémových e-mailov si je možné nastaviť jeho veľkosť. Viac tu.