Systémové emaily

E-mailové správy zasielané zákazníkovi zo systému administrácie sú väčšinou reakciou na udalosť vykonanú zákazníkom alebo administrátorom e-shopu. Napr. zákazník vykoná objednávku, registráciu, opýta sa na niečo v kontaktnom formulári, nechá si vygenerovať zabudnuté heslo, zmení sa stav objednávky atď. 

Možnosti zasielania správ zo systému

Automatické

Východiskové (prednastavené) systémové e-maily sa odošlú automaticky zo systému, kedykoľvek vznikne nejaká konkrétna udalosť. Napr. zákazník objedná, registruje sa, požiada o zmenu hesla atď. Tieto automatické udalosti nie je možné užívateľsky prenastaviť.

Rovnako je možné automaticky odoslať systémový e-mail pri zmene stavu objednávky. Viac tu.

Manuálne

Systémové e-maily je možné použiť tiež ako šablóny pre manuálne zasielanie správ zákazníkovi z administrácie e-shopu (napr. z detailu objednávky alebo zo správy). Pokiaľ teda posielate opakujúce sa e-mailové správy, vytvorením systémovej šablóny si zefektívnite prácu.

Vytvorenie systémového e-mailu

V systéme máte vo východiskovom stave prednastavené systémové e-maily. Tie môžete editovať alebo si založiť vlastné, úplne nové.

Postup v administrácii

  1. Pre zobrazenie systémových e-mailov prejdite do Nastavenia / E-maily / Systémové e-maily.
  2. Kliknutím na ikonku sa zobrazí tip s rýchlou nápovedou, čo daný systémový e-mail znamená a kedy sa automaticky odošle.
  3. Kliknite na tlačidlo + NOVÝ alebo upravte existujúcu kliknutím na názov.
  4. Upravte obsah podľa potreby.
  5. Uložte.

V prípade, že vám systém hlási pri ukladaní chybu, znamená to, že ste v šablóne e-mailu použili nejaké nepovolené znaky. Obvykle sú to napríklad emoji ikonky, ktoré vkladáte kopírovaním z iných webov alebo nepodporované premenné. 

Overenie vzhľadu systémového e-mailu

Po vytvorení alebo úprave šablóny systémového e-mailu je možné si zaslať jeho ukážku pre overenie vzhľadu. Odoslanie je možné vykonať len na overené e-mailové adresy v administrácii e-shopu. Viac tu.

Postup v administrácii

  1. Prejdite do sekcie Nastavenia / E-maily / Systémové e-maily.
  2. Kliknite na existujúcu e-mailovú šablónu alebo vytvorte novú.
  3. Pre overenie vzhľadu zaslaním ukážkového e-mailu kliknite na tlačidlo NÁHĽAD.
  4. Vyberte niektorú z overených e-mailových adries.
  5. Kliknite na tlačidlo ODOSLAŤ.

Spracovanie obrázkov v systémových e-mailoch

Šablóny systémových e-mailov (potvrdenie objednávky atď.) majú štandardne obrázky priložené v e-maile. V samotnom tele e-mailu sú použité interné odkazy na tieto priložené obrázky. Týmto spôsobom je zaistené, že sa obsah bude zobrazovať bez otázky na stiahnutie vzdialených obrázkov.

V newsletteri sú obrázky vkladané formou odkazu na zdrojový obrázok v e-shope. Tým pádom sa v e-maile klientovi môže zobraziť bezpečnostné upozornenie, či sa majú načítať vzdialené obrázky.

Popísané spôsoby spracovania obrázkov na strane systému nie je možné zmeniť.

Odoslanie systémového e-mailu

Systémový e-mail je možné z administrácie e-shopu odoslať zákazníkovi nasledujúcimi spôsobmi:

Ručne z detailu objednávky

  1. V menu administrácie zvoľte sekciu Objednávky / Zoznam objednávok.
  2. Kliknutím na ikonu ceruzky prejdite na detail vybranej položky.
  3. Pod názvom položky nabehnite myšou na tlačidlo E-mail.
  4. Zobrazí sa otváracie menu s ponukou vytvorených systémových e-mailov podľa Nastavenia / E-maily / Systémové e-maily.
  5. Kliknutím na vybranú položku sa otvorí okno s predvyplnenými údajmi zo systémového e-mailu.
  6. Vykonajte prípadné zmeny a Uložte.

Automaticky pri zmene stavu objednávky

Systémový e-mail sa môže odoslať automaticky pri zmene stavu objednávky. Viac informácií tu.

Príklad odoslania e-mailu po zaplatení v platobnej bráne: Je možné nastaviť automatické odoslanie systémového e-mailu po zaplatení v platobnej bráne. V tomto prípade sa automaticky zmení stav objednávky na Platba úspešná. Na tento stav už stačí len naviazať systémový e-mail (Viac tu). 

Ručne v odpovedi na správu

Pokiaľ si chcete predpripraviť odpovede na časté otázky zákazníkov, je možné toto vyriešiť pomocou systémových e-mailov. Viac informácií tu.

Jazyková mutácia správy

V prípade, že váš e-shop využíva viacero jazykových mutácií, zákazníkovi sa odošle správa v tom jazyku, na ktorého jazykovej mutácii správu založil.

Napr. pokiaľ si aktivuje sledovanie dostupnosti (viac tu) v SK jazyku, v systéme bude SK jazyk evidovaný ako východiskový a preto sa mu odošle slovenský systémový e-mail aj napriek tomu, že je z ČR. Zmeniť toto nastavenie môžete v detaile zákazníka.

Skrytá kópia

Pokiaľ vyplníte pole Skrytá kópia správy, pošle sa správa v kópii tiež na daný email. Týmto spôsobom môžete archivovať na danom e-maile všetky odoslané systémové e-maily.

V poli je vo východiskovom stave prednastavený E-mail e-shopu {$system_email}. Avšak ten je možné podľa potreby zmeniť.

Postup v administrácii

  1. V menu administrácie zvoľte sekciu Nastavenia / E-maily / Systémové e-maily.
  2. Kliknite na šablónu, ktorej skrytú kópiu chcete zmeniť.
  3. V oddiele Text vyplňte do poľa Skrytá kópia požadovaný e-mail (buď dynamicky {$system_email} alebo v bežnej forme jmeno@vas-email.cz)
  4. Uložte.

Riešenie problémov 

V prípade, že sa vám skrytý e-mail neodosiela tak ako má, skontrolujte nasledujúce:

  • Overte svoje nastavenie domény (viac tu) a prípadne opravte hlásené chyby.
  • Niektoré servery majú nastavené filtrovanie správ tak, že nedovolia rovnakého príjemcu a odosielateľa. Pre kontrolu kontaktujte prevádzkovateľa vášho e-mailu. 
  • Skúste nastaviť do kópie inú overenú e-mailovú adresu (viac tu), či sa správa doručí.  
  • Pokiaľ ani jeden z uvedených postupov nepomôže, kontaktujte našu technickú podporu (viac tu).

Prílohy

Text správy si vypĺňajte v textovom editore podobne ako keď píšete obsah stránky e-shopu.

Do prílohy je možné vložiť dokumenty, napr. objednávku alebo faktúru, alebo akýkoľvek súbor.

Přílohy systémových dokumentů

  1. V menu administrácie zvoľte sekciu Nastavenia / Emaily / Systémové emaily.
  2. Kliknite na šablónu, ktorú chcete upravovať.
  3. V oddiele Dokumenty vyberte systémové dokumenty pre priloženie k systémovému emailu, ak v danej chvíli existujú.
  4. Uložte

Postup v administrácii

  1. V menu administrácie zvoľte sekciu Nastavenia / E-maily / Systémové e-maily.
  2. Kliknite na šablónu, ktorú chcete upravovať.
  3. V oddiele Prílohy vyberte Dokumenty, ktoré sa priložia k systémovému e-mailu, pokiaľ v tej chvíli existujú. 
  4. V oddiele Prílohy vložte Súbor, ktorý sa odošle ako príloha systémového e-mailu. Ten je potrebné najskôr nahrať do Správcu súborov (viac tu). Súborom môže byť napr. PDF s obchodnými podmienkami atď.
  5. Uložte.

Generovanie neexistujúceho dokumentu

Môže sa stať, že odošlete systémový e-mail, v ktorého prílohe je nastavený dokument, ktorý však nebol zatiaľ vygenerovaný. Prípadne systém automaticky vygeneruje e-mail zákazníkovi na základe zmeny stavu objednávky. Viac tu.

Podľa typu dokumentu môžu nastať tieto situácie:

  • Faktúra, dobropis, účtenka - pokiaľ zatiaľ neexistujú, nedôjde k ich dogenerovaniu a zákazníkovi sa neodošlú.
  • Objednávka a ostatné - pokiaľ zatiaľ neexistujú, dôjde k ich dogenerovaniu a zákazníkovi sa odošlú.

Logo v systémových e-mailoch

Pri logu generovanom do systémových e-mailov si je možné nastaviť jeho veľkosť. Viac tu.

Na tejto stránke

Další zdroje informací

Facebook poradna

Výměna zkušeností, rady a tipy mezi provozovateli e-shopů na systému UPgates.

Přejít do poradny

Akademie

Získejte znalosti od našich specialistů na marketing, obchod, právo a podnikání.

Přejít do akademie

Novinky z Blogu

Co nového jsme pro vás připravili nebo chystáme najdete na blogu.

Přejít do blogu

Nepodařilo se Vám najít tu správnou odpověď?

Kontaktujte naši technickou podporu, která je tu pro vás od pondělí do pátku 8:00 až 16:00 hod.

Zákaznická podpora